Индустрия: Консалтинг, ИТ

Клиент: Одна из ведущих консалтинговых компаний России, предоставляет услуги управления ключевыми бизнес-процессам, цифровизации и внедрения ИТ-решений для средних и крупных компаний.

Задачи проекта

В связи с быстрым развитием и диверсификацией бизнеса в компании вырос объем договорного документооборота. Также усложнились процессы, связанные с ведением документов. У клиента не было системы электронного согласования и подписания договоров, поэтому все согласования происходили и фиксировались в электронной почте. Это приводило к ошибкам и сильно увеличивало объем ручных операций.

Компания приняла решение внедрить современную систему электронного документооборота (СЭД) и интегрировать ее в ИТ-ландшафт компании. Таким образом, создать единое цифровое пространство из корпоративных систем, в которых протекает жизненный цикл документов.

С помощью внедрения системы клиент планировал решить следующие задачи:

• Уйти от бумажного оборота (повысить долю документов, подписываемых ЭП);
• Автоматизировать процесс согласования договоров.

Решение

Для создания СЭД в компании был выбран продукт DocTrix DocFlow. Это Low-code-платформа, которая выделяется среди конкурирующих решений скоростью внедрения, простотой поддержки и гибкостью настройки.

DocTrix DocFlow предоставляет основные функции систем класса СЭД «в коробке». Это российское, полностью импортонезависимое решение, зарегистрированное в Едином реестре российских программ для ЭВМ и БД.

Основным рабочим инструментом сотрудника в системе является стартовая страница, на которой можно работать со всеми документами и задачами, а также искать или создавать новые документы.

В ходе проекта команда «ТерраЛинк» провела анализ существующих процессов и систем клиента, внедрила DocTrix DocFlow, запустила его в опытно-промышленную эксплуатацию и по ее итогам внесла функциональные доработки в систему, чтобы адаптировать ее к бизнес-процессам и задачам клиента.

Также была произведена интеграция с корпоративными системами и миграция исторических данных из архивов компании в новую систему.

В данный момент «ТерраЛинк» осуществляет поддержку системы и обучение пользователей.

Результаты

Главным результатом проекта для клиента стал переход на электронное подписание договоров и прочих видов документов (организационно-распорядительные, кадровые и т.д.), а также автоматизированный обмен документами с контрагентами.

Результаты проекта в цифрах:

• Сокращение сроков согласования договоров в среднем с 10 до 3 дней;
• Сокращение количества пользовательских обращений в техподдержку в среднем в 2 раза;
• Сокращение сроков на обработку договоров и формирование сопутствующих документов (актов, счетов и т.д.) за счет интеграции с корпоративной ERP-системой;
• Реализация аналитических отчетов на основе данных о маршрутах согласования документов, определение «узких мест» и их оптимизация;
• Сокращение количества ошибок в договорной работе.