Управление совещаниями коллегиальных органов
Мы создадим для вас автоматизированное решение для управления совещаниями, которое позволит вашей компании проводить очные и удаленные совещания с ПК или мобильных устройств в единой экосистеме, быстро согласовывать повестку, упростить сбор информации по принятым решениям и отслеживать их реализацию.
релевантные индустрии: Металлургия, Нефтегазовая, Производство, Ритейл и FMCG, Телекоммуникации, Фармацевтика, Финансы, Химическая промышленность, Энергетика
Решаемые бизнес-задачи
- Составление календаря заседаний
- Формирование повестки
- Публикация материалов для ознакомления и обсуждения
- Организация голосований и демонстрация результатов
- Создание шаблонов для печати документов заседания
- Назначение поручений и контроль их выполнения
Риски при отсутствии автоматизации совещаний
- Сложности в работе с дочерними организациями.
- Усложняется сбор информации по принятым решениям дочерних организаций.
- Отсутствие контроля исполнения поручений.
- Без использования единой системы совещаний сложно контролировать исполнение поручений, поставленных по результатам протоколов заседаний.
- Потеря времени и ресурсов.
- Подготовка заседаний и формирование протокола по результатам встречи в ручном режиме требует много времени и ресурсов сотрудников, что снижает эффективность компании в целом.
Возможности системы управления совещаниями
Разработка и внедрение решения предусматривает автоматизацию процесса управления совещаниями на всех этапах:
Подготовка к заседанию
- Назначение даты и времени, выбор формата заседания, создание списка сотрудников и рассылка уведомлений.
- Формирование повестки, составление и редактирование списка вопросов к обсуждению, публикация материалов для подготовки участников по назначенной теме.
Проведение заседания
- Демонстрация материалов для обсуждения, ведение протокола заседания, организация голосований для принятия решений.
- Составление шаблонов печатных форм, выгрузка документов в удобном формате.
Работа с результатами
- Формирование и рассылка поручений, назначение и уведомление ответственных лиц о поступивших заданиях, прозрачный контроль исполнения поручений.
Мы используем индивидуальный подход к реализации каждого проекта и перед внедрением системы выполняем аудит бизнес-процессов, чтобы разработать оптимальное решение для вашей компании.
Также мы можем разработать мобильное приложение в брендинге компании для управления совещаниями с мобильных телефонов и планшетов.
Этапы внедрения решения
Анализ бизнес-процессов и управленческой структуры компании
Оценка проекта и расчет срока окупаемости
Разработка системы по проверенной методологии
Демонстрация решений и внесение изменений при необходимости
Внедрение системы, передача документации и обучение ключевых специалистов компании
Реализация поддержки по продукту в режиме Managed Service или передача системы на поддержку заказчику
Альтернативная поддержка западных платформ управления бизнесом при индивидуальном запросе
Ключевые результаты
на 20%
меньше времени на подготовку к заседаниям
на 30%
быстрее создание отчетности по результатам заседаний
*по данным внутреннего исследования ТерраЛинк
Ожидаемые эффекты
- Контроль исполнения поручений.
- Решение позволит отслеживать статус выполнения поручений по результатам проведенных совещаний.
- Быстрый доступ к материалам заседания.
- Все документы, связанные с совещаниями, такие как протоколы, решения и другие материалы, хранятся в единой системе, обеспечивая удобный доступ и поиск для всех участников.
- Сокращение времени на подготовку совещания.
- Автоматизация ключевых процессов поможет сократить ресурсы. сотрудников на планирование заседаний и информирование участников.
- Единые формы документов.
- Возможность формирования печатных форм документов в едином формате упростит ведение отчетности по заседаниям.
Другие решения и сервисы, эффективные в сфере автоматизации документооборота
Корпоративные порталы и решения для внутренних коммуникаций
Уникальные корпоративные порталы на SharePoint от идеи до разработки и поддержки.
подробнее
Цифровой кадровый документооборот
Система цифрового подписания кадровых документов с офисными и удаленными сотрудниками.
подробнее
Автоматизация бухгалтерского и налогового учета по стандартам МСФО
Решение для контроля затрат, использования существующих резервов и последовательного снижения расходов.
подробнее
ТерраЛинк — ваш надежный партнер в автоматизации рабочих процессов.
Мы проведем предпроектное обследование, изучим особенности вашего предприятия и разработаем оптимальное решение для управления совещаниями, которое повысит эффективность работы коллегиальных органов.
Лидер рейтинга поставщиков СЭД/ЕСМ по данным TAdviser.- Компания в рейтинге крупнейших провайдеров ИТ-услуг и интеграторов по данным RAEX.
- Топ-100 ИТ-компаний по данным CNews.
- Команда сертифицированных экспертов по автоматизации и управлению бизнес-контентом.
- 30 лет опыта разработки и внедрения современных бизнес-решений для российских и международных компаний.
- Подтвержденная экспертиза в области автоматизации процессов для нефтегазовой, химической, фармацевтической и других отраслей промышленности.
- Собственная проверенная методология.
- Компания состоит в РОСЭУ и AIIM.
Узнайте, как с помощью решений ТерраЛинк можно повысить управляемость заседаниями коллегиальных органов в вашей компании.
Свяжитесь с экспертом.
Контактная информация