Бронирование переговорных комнат для ПАО «Черкизово»
Индустрия: Ритейл
Клиент: ПАО «Черкизово»
ПАО «Черкизово» — крупнейший российский производитель мясных продуктов, ориентированных на конечного потребителя. Годовая выручка компании составляет более 7 миллиардов рублей, а продажи продуктов компании производятся практически во всех регионы России через многочисленных партнеров и поставщиков. В головном офисе компании в Москве работает более 300 человек.
Задачи проекта
С учетом обширной географии работы компании проведение встреч с сотрудниками, партнерами и заказчиками является неотъемлемой частью бизнес-процессов ПАО «Черкизово». Хотя в московском офисе достаточное количество переговорных комнат, в самые удобные для совещаний часы раньше возникали сложности в бронировании. Оформление заявок раньше происходило через секретаря, который вручную фиксировал заявки на встречи. Сотрудники не могли точно знать, занята переговорная комната в данный момент или нет и постоянно приоткрывали дверь, чтобы проверить, не закончилась ли предыдущая встреча. Также переговорные часто простаивали в самое популярное время из-за несостоявшихся или закончившихся раньше встреч. Чтобы повысить эффективность использования переговорных, а также сделать процесс бронирования более быстрым и прозрачным, руководством компании было принято решение о внедрении современной ИТ-системы по управлению бронированием помещений.
Особенности проекта
После анализа доступных на рынке готовых продуктов по управлению переговорными, специалисты ПАО «Черкизово» пришли к необходимости запуска индивидуального проекта. Большинство продуктов оказались недостаточно гибкими для реализации того функционала, который хотели получить в «Черкизово». В ходе подготовки к автоматизации процесса бронирования функциональные заказчики со стороны компании запрашивали возможность подключения к системе датчиков присутствия человека, чтобы освободить переговорную в случае досрочного завершения встречи. Также в «Черкизово» хотели получить современное решение с сенсорными панелями для входа и регистрации, с возможностью продления встречи прямо из переговорной, а также с открытыми интерфейсами для интеграции любого дополнительного оборудования и ИТ-систем в соответствии с будущими потребностями.
Решение
Специалисты компании ТерраЛинк предложили решение, отвечающее всем требованиям заказчика. На стенах рядом с дверьми установлены сенсорные панели, на которых сразу видно, занята переговорная или свободна. На них также настроено отображение календаря использования переговорной.
Внутри переговорных установлены дополнительные сенсорные панели. На них настроено отображение статуса и оставшегося время встречи. Перед завершением отведенного времени участники встречи получают уведомление о скором окончании тайм-слота и могут продлить бронь прямо с панели управления, если в календаре не назначено других мероприятий.
«Мы получили специально настроенное под наши потребности решение, которое позволило нам проводить встречи и переговоры намного эффективнее»
Владислав Беляев — директор по ИТ ПАО «Черкизово»
В переговорных также установлены датчики присутствия, подключенные к системе бронирования. Если люди отсутствуют в помещении более 15 минут, то встреча отменяется автоматически. Отменить встречу можно также для участников переговоров реализована возможность вызова специалиста ресепшена для заказа кейтеринга или других сервисов. В случае возникновения вопросов по работе оборудования, например, проектора или мультимедийной системы, внедренное решение также позволяет вызвать службу технической поддержки нажатием одной кнопки.
Ход проекта
После внедрения решения эффективность использования переговорных комнат в ПАО «Черкизово» значительно выросла. Сотрудники получили новые удобные инструменты для бронирования переговорных и планирования своих важных встреч.
Благодаря исключению заявок через секретаря, у сотрудника ресепшена освободилось дополнительное время для решения других служебных задач. А партнеры и контрагенты компании отметили качественно изменившийся опыт проведения переговоров и новый уровень комфорта на переговорах в ПАО «Черкизово», которые теперь всегда проходят точно по расписанию, причем без технических проблем и задержек.
Узнайте, как решения ТерраЛинк для бронирования переговорных комнат повысят эффективность вашего бизнеса.
Свяжитесь с нашими экспертами.
Свяжитесь с экспертами ТерраЛинк.
Контактная информация