Узнайте, как ТерраЛинк успешно внедрила систему договорного документооборота для крупной нефтегазовой компании, обеспечив прозрачность, надежность и удобство управления документами
Индустрия: Нефтегазовая
Клиент: Российская группа компаний в сфере добычи, переработки нефти и газа, а также сбыта нефтепродуктов.
Предпосылки проекта
Клиент столкнулся с рядом проблем, связанных с договорным документооборотом. Каждое предприятие Группы работало в своей собственной учетной системе и системе документооборота, что приводило к значительным трудозатратам на сбор, консолидацию и стандартизацию данных. Кроме того, различия в специфике деятельности внутри Группы — от геологоразведки до сбыта нефтепродуктов — усложняли процесс согласования договоров и управления ими.
Важной задачей стало создание единого стандарта договорного документооборота, включающего:
- Унифицированную электронную карточку договора
- Стандартизированный процесс согласования
- Сокращение сроков заключения договоров
- Повышение качества экспертизы договорных документов
- Переход на электронное подписание
Дополнительно необходимо было автоматизировать процесс обработки внутригрупповых договоров, которые требовали значительных трудозатрат, несмотря на низкий уровень риска. Также клиенту требовалась интеграция с системой мониторинга благонадежности контрагентов и обеспечение единой отчетности по платежным обязательствам в соответствии с международными и российскими стандартами финансовой отчетности.
Решение
Для реализации проекта было выбрано современное решение для маршрутизации и хранения электронных документов с удобным доступом к данным. В рамках проекта компания ТерраЛинк интегрировала новый модуль договорных документов в ранее внедренную систему документооборота КИС КЭД.
Основные функциональные решения:
- Разработка электронных карточек договоров различных типов
- Разграничение прав доступа к договорам по организациям и подразделениям
- Создание единого классификатора договоров
- Гибко настраиваемые маршруты согласования
- Автоматизация обработки внутригрупповых договоров
- Генерация текстов договоров по утвержденным шаблонам
- Штрихкодирование и защита от несанкционированных изменений
- Контроль движения бумажных оригиналов договоров
- Формирование аналитики для отчетности по МСФО и анализ экономических результатов
- Электронное подписание договоров как внутри Группы, так и с внешними контрагентами
Интеграция с системами клиента:
- Учетные системы (SAP S4HANA, 1С)
- Система мониторинга благонадежности контрагентов
- Реестр контролируемых сделок
- Единый реестр имущества Группы
- Налоговая витрина данных
- Система нормативно-справочной информации
- Электронное хранилище документов
- Модуль обмена электронными документами с операторами ЭДО
Отчетность:
- Реестр договорных документов
- Отчет о ходе согласования договоров
Кроме того, была проведена полномасштабная программа обучения сотрудников клиента, что обеспечило успешное внедрение системы и ее эффективное использование.
Результаты и планы развития
В результате внедрения системы клиент получил:
- Унифицированный процесс согласования договоров
- Централизованный учет договоров и контроль их исполнения
- Гибкое управление жизненным циклом договорных документов
- Консолидированную отчетность по всей Группе
- Возможность анализа объемов оборотов с контрагентами и проведения внутреннего комплаенса
- Повышенный контроль за обязательствами и снижение рисков
- Существенное улучшение эффективности взаимодействия с контрагентами
Проект стал важным шагом к цифровой трансформации договорного документооборота в Группе, обеспечивая прозрачность, надежность и удобство управления документами.
Наши кейсы в категории цифровизация и управление документооборотом
Решения и сервисы ТерраЛинк помогут улучшить ваш бизнес.
Свяжитесь с экспертами ТерраЛинк.
Контактная информация