Как НЛМК ускорила документооборот между компаниями группы на базе TerraLink xDE

Задачи проекта

НЛМК требовалось решение, позволяющее организовать цифровой документооборот между предприятиями Группы. В рамках проекта заказчик выбрал платформу, с помощью которой реализовали обмен электронными документами с бизнес-партнерами, а также подключили внешних контрагентов. Важным критерием для Группы стала интеграция ЭДО с другими системами компании (ЕСМ).

Вызовы

• Сократить количество бумажных документов и мест их хранения.
• Снизить себестоимость бизнес-процессов, сократив время на согласование и поиск документов.
• Повысить уровень достоверности, качества, оперативности бухгалтерского и управленческого учетов.
• Повысить уровень конфиденциальности документооборота.

Ход проекта

Июль 2013 года

Руководство Группы НЛМК решило перевести бумажные счета-фактуры и первичные учетные документы в юридически значимый электронный вид. В качестве подрядчика на конкурсной основе была выбрана компания TerraLink, для технической реализации — продукт TerraLink eXtended Document Exchange (xDE). Рабочая группа в составе специалистов TerraLink, ЦКР и НЛМК обследовали текущие процессы и с учетом задач разработали индивидуальный план оптимизации документооборота.

Выбор технического решения проходил с учетом требований Группы: возможность интеграции TerraLink xDE c платформой SAP ERP, работа с документами в едином пользовательском интерфейсе с полной поддержкой функционала операторов ЭДО, гибкие настройки полномочий пользователя, использование форматов, утвержденных и рекомендованных ФНС и соответствующих требованиям российского законодательства и др.

2014 год

Стартовал пилотный проект по обмену электронными документами между двумя предприятиями холдинга - ОАО «Новолипецкий металлургический комбинат» и ОАО «Стойленский горно-обогатительный комбинат». В пилотном проекте был успешно реализован обмен электронными документами по таким ключевым процессам входящего и исходящего документооборота, как покупка и реализация ТМЦ, работ, услуг. Реализация, тестирование, доработки системы проводились с октября 2013 по декабрь 2014 года, с 2015 года началась промышленная эксплуатация.

2016 год

Были подключены к электронному документообороту еще 9 предприятий Группы.

2017 год

НЛМК перешли на универсальный передаточный документ (УПД) в соответствии с требованиями законодательства о смене формата с 1 июля 2017 года. TerraLink xDE начал поддерживать обмен УПД в SAP еще в конце 2016 года, что дало таким крупным заказчикам, как Группа НЛМК достаточно времени, чтобы оптимизировать бизнес-процессы и внедрить в них обработку нового документа в срок.

Также в 2017 году Группа НЛМК мигрировала на новую ERP систему — SAP S/4HANA. С учетом новых требований специалисты ТерраЛинк скорректировали настройки продукта и ролевую модель в максимально короткий срок — 69 дней.

В 2017 году компании Группы начали подключать к юридически значимому электронному документообороту внешних контрагентов. Появилась потребность в подключении новых операторов ЭДО, с которыми работают контрагенты.

Начало 2018 года

Количество операторов ЭДО было увеличено до четырех, что позволило увеличить более 5 раз ЭДО с внешними контрагентами. В этот же период Департамент информационной безопасности Группы НЛМК провел проверку продукта TerraLink xDE на предмет обеспечения защищенности конфиденциальной информации, которая через него проходит. Продукт успешно прошел проверку.

2018-2019 годы

Группа успешно перешла к использованию новой версии платформы TerraLink, поддерживающую новый формат Универсального передаточного документа в соответствии с Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820.

2020 год

На юридически значимый электронный документооборот был переведен блок претензионных работ, спецификации и другие виды документов.

Результаты

• На данный момент к электронному юридически значимому документообороту на платформе TerraLink xDE подключено 11 компаний Группы НЛМК, работающих в учетной системе SAP. увеличение количества операторов позволило НЛМК к концу 2020 года использовать сервис ЭДО для взаимодействия с 65% покупателями и 60% поставщиков.
• Группа НЛМК совместно с ЦКР определяет процессы и документы, которые подлежат переводу в электронный вид. ЦКР и специалисты отдела НЛМК-ИТ, разрабатывают архитектуру и осуществляют администрирование ЭДО.
• Сотрудники Центра корпоративных решений ежемесячно помогают Группе НЛМК увеличивать долю электронных документов. В результате этого, в 2020 году компании удалось сэкономить более 70 000 листов бумаги или спасти от вырубки более 100 деревьев. Кроме того, такая система стала рычагом для пересмотра самой сути обмена информацией.
• В 2019 году решение для НЛМК было удостоено премии «ПРО ЭДО» от СКБ Контур, как лучший проект по мнению бизнес-сообщества, а также стало победителем в номинации «Лучший внешний ЭДО» конкурса, организованного CFO-Russia.

Следующий этап

Группа НЛМК, ЦКР и ТерраЛинк продолжают совместное развитие проекта. В этом году запланировано тестирование ЭДО по договорному блоку путем интеграции между OpenText ECM и TerraLink xDE. Также компании ведут совместную работу над переводом на ЭДО иных типов документов и расширению ЮЗЭДО на новых контрагентов.

«Мы ежегодно помогаем нашим бизнес-заказчикам увеличивать объем электронных счетов-фактур и первичных документов для работы с покупателями и поставщиками, а также переводим в электронный вид спецификации, договоры и внутренние документы, — отмечает начальник отдела ЭДО дирекции по развитию и управлению эффективностью бизнеса ООО «ЦКР» Елена Бельская. — TerraLink XDE, который мы интегрировали с учетной системой Группы НЛМК и модернизировали под требования бизнес-процессов холдинга, развивается в соответствии с требованиями рынка и позволяет эффективно решать все наши задачи»