Почему компании боятся переходить на ЮЗЭДО? Часть 2

Почему компании боятся переходить на ЮЗЭДО? И как справиться с сомнениями? Часть 2

В предыдущей статье мы рассмотрели несколько распространенных опасений компаний относительно перехода на электронный юридически значимый документооборот и рассказали, почему они напрасны.

Во второй части мы продолжаем разбирать причины, по которым компании не спешат избавляться от бумаги. По опыту наших клиентов, лучший способ справиться с сомнениями – начать переводить процессы обмена документами с контрагентами в электронный вид и увидеть, сколько на самом деле преимуществ приносит ЮЗЭДО компании.

Опасение №4

Придется все менять, а у нас и так сложные процессы

Обычно в компании имеется несколько процессов, включающих обмен дументами, например, по доходным и расходным договорам. При этом доходные могут различаться по типу клиентов. У каждого такого процесса свой набор документов для обмена, разные отделы по-разному согласуют и хранят их, причем отличия есть как в самом процессе, так и в используемых информационных системах.

Даже в самых запутанных и сложных случаях можно выбрать наиболее подходящее решение, например, начать с одного процесса, а затем масштабировать все остальные. Такой подход в результате сделает процессы более простыми. Электронные документы будут заверяться электронной подписью в едином интерфейсе и автоматически отправляться контрагентам. Не нужно будет формировать разнородные пакеты бумаг и вручную вводить данные с них в систему. Суть процессов сохранится, но их станет меньше, особенно с учётом отказа от отправки бумажной корреспонденции.

Опасение №5

Нет готовых решений, которые подойдут нам

Среди представленных на рынке решений для электронного документооборота нет такого универсального, которое подошло бы всем «из коробки», поскольку каждый бизнес имеет свои уникальные особенности. Тем не менее, имеются гибкие и многофункциональные программные комплексы, которые можно настроить в соответствии с процессами вашей компании.

Опасение №6

Не выделен бюджет

Отсутствие бюджета на внедрение может привести к попыткам реализовать электронный документооборот своими силами. В большинстве случаев это приводит к затягиванию сроков, простоям и упущенной прибыли, поскольку ИТ-службе сложно договориться с бизнесом относительно требований к системе.

Мы советуем исключить риски и привлечь опытную команду. А чтобы согласовать бюджет, можно рассчитать прибыльность проекта и срок возврата инвестиций.

А какие сомнения насчет ЮЗЭДО у вас? Напишите нам на info@terralink.ru или запросите демоверсию нашего продукта TerraLink xDE и убедитесь в том, как обмен документами может стать простым и прозрачным.