Почему компании боятся переходить на ЮЗЭДО? Часть 1

Почему компании боятся переходить на ЮЗЭДО? И как справиться с сомнениями?

Часть 1

Финансовый документооборот необходим для сопровождения бизнеса. Его неизменность строго охраняет бухгалтерия, поскольку именно она создает большую часть документов, и именно к ней стекаются все проблемы, связанные с учетом.

Вполне естественно, что бухгалтерия опасается любого нововведения, которое может нарушить привычные работающие процессы, например, обмен документами с контрагентами. В бумажном виде в каждой компании процесс давно урегулирован и понятен всем участникам, он под контролем, а значит, потребности переходить на юридически значимый электронный документооборот, нет.

Давайте разберемся, почему бухгалтерия скептически настроена к электронному обмену документами с контрагентами, и случится ли хаос, который кажется неминуемым её сотрудникам.

Опасение №1

Все работают на бумаге, нам не с кем обмениваться электронными документами

На самом деле, всё больше компаний переходят на электронный документооборот, стимулируя к переходу своих контрагентов. Процесс становится массовым, и не исключено, что скоро просьба направить бумажные документы будет вызывать удивление. ЮЗЭДО дает бизнесу безусловные преимущества перед более консервативными конкурентами: электронные документы доставляются практически моментально и не теряются в пути, в отличие от бумажных.

Опасение №2

А вдруг понадобится срочно подписать документ, когда директора нет на месте?

Подписание электронных документов гораздо проще, чем бумажных. Директор может подписать документ из любой точки мира. Для этого ему потребуется компьютер с доступом в интернет и сертификат ключа электронной подписи. Настроить удаленное рабочее место в сервисе обмена поможет служба технической поддержки оператора ЭДО.

Если же возможности подключиться в интернет у директора нет, можно делегировать право подписи документов другому сотруднику компании. Для этого нужно:

• Приказом по компании назначить второе уполномоченное лицо для подписи документов. 
• Известить контрагентов об этом официальным письмом либо в виде приложения к договору.
• Приобрести сертификат ключа ЭП на его имя.

Опасение №3

Законодательство недостаточно проработано

На текущий момент утверждены все необходимые типы документов для электронного обмена. ФНС разрабатывает новые унифицированные форматы для решения задач бизнеса, и ими уже можно пользоваться.

Переход на обмен электронными документами делает документооборот компании простым и прозрачным, а взаимодействие с контрагентами — быстрым и надежным. Чем раньше сотрудники компании избавятся от необоснованных опасений, тем скорее бизнес сможет использовать все преимущества новых технологий для снижения расходов и повышения рентабельности.

У нас вышло продолжение статьи, в котором мы рассказали еще о некоторых опасениях компаний.

Узнайте подробнее о выгодах юридически значимого электронного документооборота!