Какие страхи испытывают сотрудники перед внедрением ЭДО и как их преодолеть

Переход на электронный документооборот связан с технологическими вызовами и изменением привычных рабочих процессов, которые приводят к появлению страхов и опасений в команде при внедрении новых решений.

Команда по развитию продукта xDEДиректор по развитию продукта xDE Зарина Сафиуллина выделила самые распространенные из них и предложила рекомендации из проектной практики ТерраЛинк по усилению заинтересованности сотрудников в положительных изменениях.

Страх первый. Автоматизация заменит живого сотрудника.

Автоматизировать работу с документами на 100% невозможно. Она связана с большим количеством данных, участников и изменений. Остаются ситуации, которые требуют внимание и вовлечение человека.

Что делать. Проводите с сотрудниками встречи, Рассказывайте о возможности замены рутинных процессов, связанных с проверкой и подписанием документов, на более сложные интеллектуальные задачи, которые приносят бизнесу дополнительную ценность.

Страх второй. Это слишком сложно.

Внедрение ЭДО поэтапно охватывает разные процессы работы, типы документов, виды контрагентов.

По опыту ТерраЛинк успешная оцифровка первого процесса обычно повышает лояльность сотрудников к дальнейшим нововведениям. Пользователи понимают практическую ценность решения, начинают выступать «локомотивом» развития информационной системы.

Что делать. Лояльность команды к работе в новой информационной системе лучше повышать на этапе обучения, когда пользователи могут «вживую» отработать рабочий день в тестовой системе и понять специфику ее использования.

Страх третий. Подрядчик всё нам поломает. Непрозрачность процессов.

Пробелы стандартизации бизнес-процессов - распространенная проблема в компаниях, которые приступают к цифровизации документооборота.

Нередко случается, что лидеры подразделений глубоко понимают свою часть процесса, а общая канва в компании отсутствует.

Для таких клиентов ЭДО становится отличной возможностью пересмотреть процессы и объединить их в единую формализованную платформу, которая будет понятной для всей команды.

Также сотрудники могут настороженно относиться к участию подрядчика во внутренних процессах, за которые им потом нужно отвечать.

Что делать. Лучшее решение – воспринимать этап проработки процессов как совместную работу компании и подрядчика. Опытный исполнитель привносит умение видеть большие процессы целиком и использует лучшие практики ЭДО, наработанные на десятках проектов.

Выводы

Уделяйте внимание психологической стороне бизнес-трансформации, чтобы внедрение ЭДО можно было оценить высокими качественными метриками.

Свяжитесь с нами. Мы проработаем ваш проект по вовлечению сотрудников

По ссылке читайте полный разбор страхов сотрудников перед внедрением ЭДО.

В статье рассказываем об эффективных приемах их преодоления, приводим примеры реальных кейсов заказчиков ТерраЛинк, связанных с использованием ЭДО для решения стоящих перед компаниями задач.