Организационно-распорядительный документооборот
Решение ТерраЛинк автоматизирует процессы управления административными документами, упрощая работу с входящей и исходящей корреспонденцией, внутренней и организационно-распорядительной документацией. Сократите время подготовки документов, создав унифицированную систему оформления, хранения и актуализации документов компании.
релевантные индустрии: Металлургия, Нефтегазовая, Производство, Ритейл и FMCG, Телекоммуникации, Фармацевтика, Финансы, Химическая промышленность, Энергетика
используемое ПО: DocTrix Docflow, Opentext
Что сейчас актуально в сфере управления административным документооборотом:
- Централизованное управление документами. Увеличение объема внутренней и организационно-распорядительной документации в организациях создает необходимость внедрения единой централизованной системы, которая объединяет в себе хранение, поиск и управление документами.
- Соблюдение законодательства. Необходимость соблюдения требований законодательства создает потребность в автоматизации хранения, уничтожения и архивирования документов согласно принятым правилам.
Решаемые бизнес-задачи
- Автоматизация делопроизводства с учетом требований законодательства
- Быстрое и безошибочное создание и регистрация всех типов документов
- Обеспечение полного контроля жизненного цикла документов
- Создание надежной системы хранения, учета и поддержки актуальности документов
- Подготовка документов для сдачи в архив и организация уничтожения документов с учетом корпоративных норм и правил
- Применение шаблонов для быстрого оформления организационно-распорядительных документов
- Настройка маршрутизации для процессов рассмотрения и согласования документов
- Настройка доступа к документам в соответствии с правами пользователей
Риски при отсутствии системы организационно-распорядительных документов:
- Отсутствие четкого контроля выполнения. У руководителей нет реальной картины выполнения текущих задач, а исполнители испытывают трудности с расставлением приоритетов и соблюдением сроков исполнения документов.
- Потери времени при внесении изменений. Замедленное взаимодействие руководителей и исполнителей при необходимости изменения организационно-распорядительных документов.
- Нерациональное использование кадровых ресурсов. Отсутствие системы автоматизации делопроизводства приводит к неравномерной загрузке исполнителей и сложному планированию.
- Необоснованное превышение сроков выполнения поручений. Отсутствие автоматических напоминаний о сроках исполнения поручений может привести к несоблюдению сроков.
- Отсутствие единой политики выдачи и регистрации поручений. На предприятиях с разветвленной структурой управления в отсутствие автоматизации делопроизводства нарушается согласованность в действиях руководящих сотрудников.
Возможности решения по автоматизации управления ОРД:
- Регистрация документа. При регистрации документа автоматически выбирается форма документа и присваивается уникальный регистрационный номер, согласно утвержденным правилами.
- Формирование поручения. В системе можно создать поручение для исполнения или ознакомления с документом. Количество поручений для документа не ограничено.
- Согласование документов и исполнение поручений. Система позволяет формировать список согласующих и назначить одного или нескольких исполнителей.
- Структурированное хранение документов. Рабочее пространство для хранения документов делится на корпоративное и личное. Структура папок может быть создана в соответствии с бизнес-процессами, текущими проектами, подразделениями и т.д.
- Система уведомлений. Возможность рассылки уведомлений сотрудникам по электронной почте о назначении новой задачи, изменении статуса документа, о приближающемся сроке завершения задачи или о нарушении сроков.
- Поиск документов. Решение предусматривает расширенный поиск документов по различным атрибутам. Результаты поиска можно выгрузить в файлы Microsoft Office. Предусмотрено сохранение поисковых запросов для дальнейшего использования в качестве шаблонов поиска.
- Интеграция. Решение легко интегрируется в различные корпоративные системы управления и встраивается в любой цифровой ландшафт.
- Подготовка отчетности для печати. Возможность использования печатных форм для документирования выполнения задач. Например, лист согласования, лист визирования для сбора подписей, реестр документов и др.
Ожидаемые эффекты
- Заметное сокращение сроков подготовки документов.
- Экономия времени на поиск необходимых документов.
- Повышение эффективности рабочих процессов и производительности труда сотрудников.
- Снижение операционных затрат.
- Процесс согласования документов и контроль выполнения поручений становится прозрачным.
- Надежное и упорядоченное хранение документов.
- Исключается потеря документов.
- Исполнителям проще соблюдать назначенные сроки выполнения задач.
- Соблюдение требований корпоративной политики и законодательства при работе с ОРД.
Другие решения и сервисы, которые могут быть эффективны в данной сфере:
Автоматизация технического документооборота
Управление контентом в рамках капитального строительства с использованием единого хранилища данных.
подробнее
Мобильное приложение для управления корпоративным контентом
Управление корпоративным контентом через смартфоны и планшеты.
подробнее
Система управления договорами
Управление договорами на всех этапах от инициирования и редактирования до утверждения, исполнения и продления.
подробнее
Управление нормативно-справочной информацией (НСИ)
Автоматизация работы с нормативно-справочной информацией.
подробнее
Управление совещаниями коллегиальных органов
Комплексное решение для автоматизации процессов подготовки и проведения заседаний.
подробнее
ТерраЛинк — ваш надежный партнер в цифровизации управления организационно-распределительными документами.
Лидер рейтинга поставщиков СЭД/ЕСМ по данным TAdviser.- Компания в рейтинге крупнейших провайдеров ИТ-услуг и интеграторов по данным RAEX.
- Топ-100 ИТ-компаний по данным CNews.
- 30 лет опыта разработки и внедрения современных бизнес-решений для российских и международных компаний.
- Команда сертифицированных экспертов по автоматизации и управлению документооборотом.
- Собственные разработки программных продуктов.
- Отработанная методология внедрения цифровых решений.
- Помощь в запуске и техническая поддержка.
Узнайте, как цифровая система управления административными документами ускорит бизнес-процессы в вашей компании.
Свяжитесь с экспертом ТерраЛинк.
Контактная информация