Автоматизация финансово-учетного документооборота

Разработка и внедрение системы финансово-учетного электронного документооборота для работы с юридически значимыми документами индивидуально под ваши задачи. Оптимизируйте и оцифруйте процессы обработки, учета, хранения, и обмена документами внутри компании и с контрагентами.

релевантные индустрии: Металлургия, Нефтегазовая, Производство, Ритейл и FMCG, Телекоммуникации, Фармацевтика, Финансы, Химическая промышленность, Энергетика

Что сейчас актуально в сфере финансового документооборота

  1. Необходимость в единой системе обработки финансово-учетных электронных документов.
  2. Компании тратят ресурсы на обработку и обмен документами, работая в нескольких системах ЭДО.
  3. Наличие прозрачной маршрутизации документов внутри компании.
  4. Организациям необходимо решение с прозрачной маршрутизацией для отслеживания документа внутри предприятия на всех этапах.
  5. Потребность в оптимизации и ускорении существующих систем.
  6. Бизнесу требуется расширение функционала ПО, ускорение существующих процессов и возможность работы с новыми форматами.

Решаемые бизнес-задачи

  • Взаимодействие с учетными системами, а также сервисами ФНС и РЖД
  • Обмен юридически значимыми документами с контрагентами через операторов ЭДО или без них
  • Реинжиниринг процессов с учетом требований законодательства
  • Работа со скан-образами документов
  • Формирование аналитических отчетов

Риски при отсутствии системы финансового документооборота

  1. Снижение производительности труда сотрудников. Бухгалтерия обрабатывает документы в ручном режиме и работает сразу в нескольких разрозненных системах.
  2. Увеличение срока обработки юридически значимых и финансовых документов. Отсутствие прозрачной маршрутизации замедляет документооборот организации, приводит к потере данных и усложняет совместную работу.
  3. Трудности при работе с новыми форматами документов. Без современной системы ЭДО компания не может использовать новые форматы электронных документов, ограничивая возможности взаимодействия и усложняя процессы.

Возможности системы финансово-учетного документооборота

Мы предлагаем два сценария разработки:

Разработка системы и автоматизация процессов с фокусом на внешний ЭДО:

  • Организация юридически значимого документооборота между контрагентами:
  • При наличии у них системы ЭДО;
  • При отсутствии ЭДО;
  • При статусе “нерезидент РФ”.

Интеграция и взаимодействие с другими бизнес-продуктами, такими как:

  • Учетные системы: 1С, SAP, Petronics;
  • Сервисы РЖД, в том числе логистические – ЭТРАН;
  • Сервисы ФНС: Налоговый мониторинг, Витрина данных, ЕПЭО, НПИА, НД.

Формирование внутреннего ЭДО.

Внедрение системы с фокусом на автоматизацию внутренних процессов ЭДО:

  • Сканирование и штрихкодирование;
  • Хранение данных в виде карточек документов;
  • Визуализация электронных документов;
  • Формирование и обработка финансовых документов, их маршрутизация;
  • Подписание с помощью электронной подписи;
  • Замещений пользователей, делегирование задач и рассылка уведомлений;
  • Формирование отчетов, журналов изменений, справочников.
alt

Этапы внедрения решения

презентация

Анализируем уровень зрелости систем ЭДО в компании

  • Формируем аналитический отчет по текущей системе, в котором показываем уровень готовности к запуску нового ПО, сильные и слабые стороны бизнес-процессов.
team

Оцениваем ROI и обучаем персонал для прохождения инвест-комитетов

planning

Показываем примеры реализованных кейсов

  • Демонстрируем апробированную на крупных российских заказчиках методологию.
solution

Предоставляем заказчику платформы для реализации решения

  • Готовим сводный анализ платформ, помогаем с выбором под индивидуальные запросы.
production

Интегрируем систему финансово-учетного документооборота в процессы организации, осуществляем поддержку внедренной системы

  • Проводим интеграцию в существующий ландшафт, при необходимости поддерживаем и дорабатываем ПО, обучаем сотрудников самостоятельному обслуживанию нового продукта.
service

Обеспечиваем поддержку иностранных ИТ-решений

  • При использовании зарубежных продуктов, мы организуем альтернативную поддержку платформ и решений по запросу клиента.

Ключевые результаты

до 19%

сокращение расходов на маршрутизацию документов

до 19%

снижение случаев нарушения SLA обработки документов

до 15%

ускорение процессов обработки документов

*по данным исследования ТерраЛинк

Ожидаемые эффекты

  1. Систематизация всех необходимых данных и документов в единой системе.
  2. Улучшение контроля процессов обработки электронных документов и прозрачная маршрутизация внутреннего и внешнего документооборота.
  3. Облегчение процессов коллективной работы, сокращение рутинных задач.
  4. Рост производительности труда внутри организации.
  5. Повышение лояльности контрагентов за счет оперативной обработки юридически значимых документов и электронного бухгалтерского учета.

Технические аспекты решения

  • Технологическая платформа

    • DocTrix
    • Camunda
    • OpenText Extended ECM
  • Что важно для быстрого перехода на предлагаемое решение

    • Наличие опытной команды с методологической экспертизой;
    • Опыт работы в международных и российских проектах;
    • Наличие высокопроизводительных платформ, которые легко подстраиваются под ИТ-ландшафт предприятия.
  • Варианты развертывания

    • Частное облако
    • Публичное облако
    • On-premise
  • Интеграционные возможности

    Мы предусматриваем интеграцию с ERP-системами, системами учета SAP и 1С, процессными системами и другими приложениями заказчика. Также есть возможность использования мобильного приложения, которое разрабатывается с учетом брендинга компании.

Другие решения и сервисы, которые могут быть эффективны в данной сфере:

Корпоративные порталы и решения для внутренних коммуникаций

Уникальные корпоративные порталы на SharePoint от идеи до разработки и поддержки.

Техническая и экспертная поддержка решений на базе OpenText Documentum

Поддержка и развитие ECM-систем на платформах OpenText Content Server и OpenText Documentum.

Цифровой кадровый документооборот

Система цифрового подписания кадровых документов с офисными и удаленными сотрудниками.

Организационно-распорядительный документооборот

Эффективное управление административными документами на платформе OpenText.

Система управления договорами

Управление договорами на всех этапах от инициирования и редактирования до утверждения, исполнения и продления.

Управление совещаниями коллегиальных органов

Комплексное решение для автоматизации процессов подготовки и проведения заседаний.

ТерраЛинк — ваш надежный партнер по внедрению цифровой системы финансово-учетного документооборота:

  • Лидер рейтинга поставщиков СЭД/ЕСМ по данным TAdviser.
  • Топ-10 среди провайдеров ИТ-услуг и интеграторов по данным RAEX.
  • Топ-100 ИТ-компаний по данным CNews.
  • Более 30 лет на российском ИТ-рынке.
  • Более 20 лет опыта внедрений решений по автоматизации документооборота.
  • Подтвержденные кейсы в ритейле, нефтегазовой, химической, фармакологической и других отраслях.

Узнайте, как автоматизация финансово-учетного документооборота ускорит процессы обработки и хранения документов в вашей компании.

Свяжитесь с экспертами ТерраЛинк.

+7 (495) 721-17-21

Контактная информация

Оставьте заявку