Автоматизация финансово-учетного документооборота
Разработка и внедрение системы финансово-учетного электронного документооборота для работы с юридически значимыми документами индивидуально под ваши задачи. Оптимизируйте и оцифруйте процессы обработки, учета, хранения, и обмена документами внутри компании и с контрагентами.
релевантные индустрии: Металлургия, Нефтегазовая, Производство, Ритейл и FMCG, Телекоммуникации, Фармацевтика, Финансы, Химическая промышленность, Энергетика
Что сейчас актуально в сфере финансового документооборота
- Необходимость в единой системе обработки финансово-учетных электронных документов.
- Компании тратят ресурсы на обработку и обмен документами, работая в нескольких системах ЭДО.
- Наличие прозрачной маршрутизации документов внутри компании.
- Организациям необходимо решение с прозрачной маршрутизацией для отслеживания документа внутри предприятия на всех этапах.
- Потребность в оптимизации и ускорении существующих систем.
- Бизнесу требуется расширение функционала ПО, ускорение существующих процессов и возможность работы с новыми форматами.
Решаемые бизнес-задачи
- Взаимодействие с учетными системами, а также сервисами ФНС и РЖД
- Обмен юридически значимыми документами с контрагентами через операторов ЭДО или без них
- Реинжиниринг процессов с учетом требований законодательства
- Работа со скан-образами документов
- Формирование аналитических отчетов
Риски при отсутствии системы финансового документооборота
- Снижение производительности труда сотрудников. Бухгалтерия обрабатывает документы в ручном режиме и работает сразу в нескольких разрозненных системах.
- Увеличение срока обработки юридически значимых и финансовых документов. Отсутствие прозрачной маршрутизации замедляет документооборот организации, приводит к потере данных и усложняет совместную работу.
- Трудности при работе с новыми форматами документов. Без современной системы ЭДО компания не может использовать новые форматы электронных документов, ограничивая возможности взаимодействия и усложняя процессы.
Возможности системы финансово-учетного документооборота
Мы предлагаем два сценария разработки:
Разработка системы и автоматизация процессов с фокусом на внешний ЭДО:
- Организация юридически значимого документооборота между контрагентами:
- При наличии у них системы ЭДО;
- При отсутствии ЭДО;
- При статусе “нерезидент РФ”.
Интеграция и взаимодействие с другими бизнес-продуктами, такими как:
- Учетные системы: 1С, SAP, Petronics;
- Сервисы РЖД, в том числе логистические – ЭТРАН;
- Сервисы ФНС: Налоговый мониторинг, Витрина данных, ЕПЭО, НПИА, НД.
Формирование внутреннего ЭДО.
Внедрение системы с фокусом на автоматизацию внутренних процессов ЭДО:
- Сканирование и штрихкодирование;
- Хранение данных в виде карточек документов;
- Визуализация электронных документов;
- Формирование и обработка финансовых документов, их маршрутизация;
- Подписание с помощью электронной подписи;
- Замещений пользователей, делегирование задач и рассылка уведомлений;
- Формирование отчетов, журналов изменений, справочников.
Этапы внедрения решения
Анализируем уровень зрелости систем ЭДО в компании
- Формируем аналитический отчет по текущей системе, в котором показываем уровень готовности к запуску нового ПО, сильные и слабые стороны бизнес-процессов.
Оцениваем ROI и обучаем персонал для прохождения инвест-комитетов
Показываем примеры реализованных кейсов
- Демонстрируем апробированную на крупных российских заказчиках методологию.
Предоставляем заказчику платформы для реализации решения
- Готовим сводный анализ платформ, помогаем с выбором под индивидуальные запросы.
Интегрируем систему финансово-учетного документооборота в процессы организации, осуществляем поддержку внедренной системы
- Проводим интеграцию в существующий ландшафт, при необходимости поддерживаем и дорабатываем ПО, обучаем сотрудников самостоятельному обслуживанию нового продукта.
Обеспечиваем поддержку иностранных ИТ-решений
- При использовании зарубежных продуктов, мы организуем альтернативную поддержку платформ и решений по запросу клиента.
Ключевые результаты
до 19%
сокращение расходов на маршрутизацию документов
до 19%
снижение случаев нарушения SLA обработки документов
до 15%
ускорение процессов обработки документов
*по данным исследования ТерраЛинк
Ожидаемые эффекты
- Систематизация всех необходимых данных и документов в единой системе.
- Улучшение контроля процессов обработки электронных документов и прозрачная маршрутизация внутреннего и внешнего документооборота.
- Облегчение процессов коллективной работы, сокращение рутинных задач.
- Рост производительности труда внутри организации.
- Повышение лояльности контрагентов за счет оперативной обработки юридически значимых документов и электронного бухгалтерского учета.
Технические аспекты решения
-
Технологическая платформа
- DocTrix
- Camunda
- OpenText Extended ECM
-
Что важно для быстрого перехода на предлагаемое решение
- Наличие опытной команды с методологической экспертизой;
- Опыт работы в международных и российских проектах;
- Наличие высокопроизводительных платформ, которые легко подстраиваются под ИТ-ландшафт предприятия.
-
Варианты развертывания
- Частное облако
- Публичное облако
- On-premise
-
Интеграционные возможности
Мы предусматриваем интеграцию с ERP-системами, системами учета SAP и 1С, процессными системами и другими приложениями заказчика. Также есть возможность использования мобильного приложения, которое разрабатывается с учетом брендинга компании.
Другие решения и сервисы, которые могут быть эффективны в данной сфере:
Корпоративные порталы и решения для внутренних коммуникаций
Уникальные корпоративные порталы на SharePoint от идеи до разработки и поддержки.
подробнее
Техническая и экспертная поддержка решений на базе OpenText
Поддержка и развитие ECM-систем на платформах OpenText Content Suite (Server), OpenText Exstream, OpenText Intelligent Capture, OpenText Documentum и OpenText Vendor Invoice Management for SAP Solutions.
подробнее
Цифровой кадровый документооборот
Система цифрового подписания кадровых документов с офисными и удаленными сотрудниками.
подробнее
Организационно-распорядительный документооборот
Эффективное управление административными документами на платформе OpenText.
подробнее
Система управления договорами
Управление договорами на всех этапах от инициирования и редактирования до утверждения, исполнения и продления.
подробнее
Управление совещаниями коллегиальных органов
Комплексное решение для автоматизации процессов подготовки и проведения заседаний.
подробнее
ТерраЛинк — ваш надежный партнер по внедрению цифровой системы финансово-учетного документооборота:
Лидер рейтинга поставщиков СЭД/ЕСМ по данным TAdviser.- Топ-10 среди провайдеров ИТ-услуг и интеграторов по данным RAEX.
- Топ-100 ИТ-компаний по данным CNews.
- Более 30 лет на российском ИТ-рынке.
- Более 20 лет опыта внедрений решений по автоматизации документооборота.
- Подтвержденные кейсы в ритейле, нефтегазовой, химической, фармакологической и других отраслях.
Узнайте, как автоматизация финансово-учетного документооборота ускорит процессы обработки и хранения документов в вашей компании.
Свяжитесь с экспертами ТерраЛинк.
Контактная информация