Компания ТерраЛинк и технологии Microsoft помогли компании L’Oréal существенно повысить эффективность работы сразу трех департаментов

Компания ТерраЛинк разработала для L’Oréal систему для автоматизации процесса организации работы консультантов и торговых представителей. Решение предназначено для учета рабочего времени сотрудников и их распределения по торговым точкам согласно календарю рабочих смен. Также была создана удобная картотека, в которой отражаются все необходимые данные о каждом консультанте.

Созданная система может решать различные задачи по управлению экспертами, промоутерами, консультантами и продавцами, работающими распределенно в розничных сетях и предлагающими услуги своих компаний.

Может быть использована не только в индустрии красоты, как это сделала компания L’Oréal, но и в других сферах, например:

1. Для банков, где армии экспертов продают кредиты, страхование и другие финансовые услуги в рознице
2. Для алкогольной промышленности, где консультанты/сомелье консультируют покупателей по продукции
3. Для компаний из табачной отрасли, где промоутеры помогают определиться с выбором марки сигарет
4. Другие области

Предпосылки к реализации проекта

В трех ведущих подразделениях компании L’Oréal работает более 800 консультантов и торговых представителей (аниматоров). Координаторы подразделений должны были формировать графики с информацией о рабочих сменах в MS Excel, что было крайне неудобно, потому что на согласование графиков и их выверку сотрудниками тратилось большое количество времени. Более того, получить полную и достоверную информацию по сводным графикам было практически невозможно. Связано это с большим количеством консультантов в различных подразделениях и частыми изменениями. Сотрудники в подразделениях работают с разными графиками, берут информацию из разных источников, работают на разных территориях и представляют различные продукты, попутно проходя различные тренинги, которые назначаются в разное время разными тренерами.

Решение

Подразделения Люкс, Активной Косметики и Продукции широкого спроса, занимающиеся работой с консультантами, заинтересовались созданием единой рабочей системы, в которой хранились бы все данные о консультантах и их рабочем графике, графике тренингов с возможностью формировать их в режиме онлайн на месяц вперед и автоматически рассылать эту информацию по электронной почте всем консультантам.

Компания ТерраЛинк предложила оптимизировать этот процесс за счет создания системы автоматического формирования графиков и учета рабочего времени на платформе Microsoft SharePoint 2013 как наиболее инновационной и функциональной платформе для реализации подобных задач. Еще одним фактором послужил успешный опыт реализации ряда задач для других подразделений, выполненных на платформе MS SharePoint с помощью компании ТерраЛинк.

Система нужна для управления 3 аспектами:

1. График смен и учет рабочего времени
2. Распределение по торговым точкам
3. Расписание тренингов.

Цели проекта

• Создать систему управления базами консультантов и торговых представителей
• Дать возможность формирования индивидуальных графиков работы консультантов и аниматоров в торговых точках
• Обеспечить быстрый процесс формирования графиков с учетом всей имеющейся информации о численности консультантов, загруженности точек и расписания тренингов

Задачи проекта

• Формирование индивидуальных графиков
• Управление загруженностью торговых точек и ее распределение
• Учет плановых и фактических показателей загрузки консультантов
• Получение актуальной информации о загруженности торговых точек и сотрудниках
• Своевременное информирование консультантов об изменениях в графиках работы (рассылка по электронной почте)
• Формирование отчетности для предоставления контрагентам (в торговые сети)

Обзор функционала

Загрузка справочных данных:

• Справочник торговых точек
• Справочник анкет консультантов и аниматоров
• для разовой загрузки

Управление базой консультантов:

• Создание анкет новых консультантов и аниматоров
• Редактирование анкет существующих консультантов и аниматоров
• Управление анкетами уволившихся консультантов и аниматоров
• Формирование печатных анкет

Планирование и учет рабочего времени
консультантов и аниматоров:

• Создание и редактирование индивидуальных графиков
• Автоматическое формирование сводного графика по сформированным индивидуальным графикам, спискам активностей в точках
• Учет плановой и фактической загрузки консультантов и аниматоров
• Управление списком активностей в торговых точках

Управление загрузкой торговых точек:

• Автоматическое формирование сводного графика загрузки торговых точек по сформированным индивидуальным графикам консультантов и аниматоров, списком активностей в точках
• Управление параметрами графика загрузки торговой точки (активности, количество консультантов и аниматоров)
• Рассылка индивидуальных графиков консультантам и аниматорам (интеграция с почтовым клиентом)

Формирование отчетных форм:

• Формирование предустановленных отчетных форм и отправка заявок и анкет консультантов в розничные сети
• Возможность быстрой распечатки из системы всех отчетов, графиков и списков
• Ведение журнала системных событий
• Автоматическое формирование списка системных событий

Типы регистрируемых событий:

• Выполнение рассылки (индивидуального графика)
• Управление списком активностей в точках (события: добавление новой активности, редактирование активности, удаление активности)
• Загрузка списка торговых точек
• Управление анкетами (события: создание новой анкеты, редактирование анкеты)

Администрирование:

• Управление учетными записями пользователей
• Управление нормативно-справочной информацией
• Управление процедурой импорта данных (по консультантам и торговым точкам)

Результаты

Компания ТерраЛинк создала систему на платформе Microsoft SharePoint 2013 для управления базой консультантов, их индивидуальными графиками работы в торговых точках и загруженностью точек, а также для учета плановых и фактических показателей загрузки сотрудников. Благодаря системе автоматически формируется план, а по результатам работы за месяц рассчитываются фактические показатели. Графики работы автоматически отправляются консультантам. Через систему их также информируют об изменениях в расписании. На основе данных формируется отчет, который отправляется контрагентам по заданному формату.

• Пользователи
• Консультанты и аниматоры
• Торговые точки
• Регионы
• Секторы
• Марки
• События для консультантов/аниматоров;
• Активности для точек
• Агентство

Все данные загружаются из файлов MS Excel и автоматически преобразуются в таблицы. Также предусмотрена возможность загрузки этих данных вручную самим пользователем.

Система была внедрена в трех подразделениях:

1. Подразделение Продукции широкого спроса (Consumer Products Division), которое работает с марками L’Oréal Paris, Maybelline NY, Garnier и Essie
2. Подразделение Активной косметики (Active Cosmetics Division), которое представляет марки Vichy, La Roche-Posay и SkinCeuticals
3. Подразделение Люкс (L’Oréal Luxe) — марки Lancôme, Giorgio Armani, Yves Saint Laurent, Biotherm, Helena Rubinstein, Clarisonic, Kiehl’s, Urban Decay, Cacharel, Viktor & Rolf, Maison Martin Margiela

Планы по развитию

• Возможность управления мероприятиями по обучению и аттестации консультантов. Рассылка уведомлений, напоминаний и по расписанию тренингов. Отображение результатов обучения в карточке консультанта, что будет влиять на его бонусы
• Управление планом продаж (план/факт)
• Расчет бонусов и компенсаций для консультантов
• Развитие функционала построения отчетности — внедрение и построение собственных шаблонов для упрощения работы менеджеров с системой.