Компания ТерраЛинк внедрила систему управления электронным документооборотом в Х5 Group

Наша команда внедрила систему управления документооборотом в ведущей российской продуктовой розничной компании X5 Group, упростив и оцифровав взаимодействие торговых сетей и бизнесов группы с контрагентами. Разбираем, какие эффекты это принесло X5 Group и как мы построили процесс внедрения.

Ситуация «до». Задачи клиента

X5 Group — ведущая продуктовая розничная компания России, управляющая более чем 24 тысячами магазинов «Пятёрочка», «Перекрёсток», «Чижик», а также онлайн-бизнесами и клиентскими сервисами.

В результате роста сетей, стремительного открытия новых магазинов и распределительных центров компания столкнулась с рядом вызовов. Рост и диверсификация бизнеса, расширение географии присутствия компании, пандемия, закрытие границ и изменение геополитической ситуации драматически изменили как объемы документооборота, так и виды используемых документов.

Как следствие, выросли временные, финансовые и кадровые ресурсы, необходимые на создание, поиск, согласование и другие операции с документами. Возникла потребность в унификации процессов, внедрении инструмента для их прозрачной и оперативной реализации, снижении трудозатрат, а также минимизации бумажного документооборота (в соответствии со стратегией X5 Group по ESG).

X5 Group является лидером российского рынка розничной торговли по расширению использования новых типов EDI-документов и ежедневному объему электронного документооборота. Это означает, что новое решение необходимо было интегрировать в хорошо развитый ландшафт ЭДО и других корпоративных систем, обеспечив их полную совместимость и бесшовный обмен данными.

Решение

X5 Group обратилась за решением к компании ТерраЛинк, которая реализовала более 150 проектов по разработке и внедрению решений ЭДО. Решение обеспечило удобную работу с документами для более 200 тыс. сотрудников компании.

Проект в X5 Group начался с аудита. Изучив внутренние процессы и потребности компании, мы выявили зоны оптимизации и согласовали с клиентом оптимальную карту процессов, связанных с инициацией и согласованием различных типов документов в рамках взаимодействия с контрагентами и гармонизацией внутренних бизнес-процессов.

Далее мы приступили к внедрению цифрового решения для обслуживания процессов — системы управления неструктурированным и структурированным контентом. Она позволяет хранить, маршрутизировать документы и тонко настраивать процессы согласования, права доступа и уровни защиты информации для различных групп пользователей. Мы начали внедрение с одной торговой сети и затем тиражировали ее на другие. С начала проекта до старта системы в первой сети прошло 8 месяцев. Поэтапное внедрение принесло следующие эффекты:

• распределение нагрузки на ключевых бизнес-пользователей;
• возможность дополнить реализованные процессы с целью оптимизации работы;
• ускорение поддержки в части ответов на вопросы пользователей.

Внедренная система объединила в сквозной процесс работу с ключевыми элементами документооборота: корреспонденцией, доверенностями, договорами, претензионно-исковой деятельностью, штрафами, документами по выбору контрагентов, внутренними распорядительными и нормативными документами.

Решение позволяет сделать процесс договорной работы бесшовным и делает процессы прозрачными и аудируемыми. Оно обеспечивает процесс выбора поставщика, электронное согласование с маршрутизацией согласно видам документов и регламентам компании; подписание документов с возможностью проверить полномочия подписантов внутри X5, подписание документов ЭЦП внутри системы, формирование параметров оплат, а также процесс архивации документов.

Алексей Кудинов, генеральный директор ТерраЛинк: «При внедрении цифровых сервисов мы руководствуемся продуктовым подходом, т.е. ставим во главу угла их практическую пользу для сотрудников и бизнеса. Нашей ключевой задачей в проекте для X5 Group было упростить рутинную работу сотрудников, сделать ее более комфортной и оперативной, а высвобожденное время направить на более интеллектуальные задачи. Преимущество решения, которое мы внедрили, — эргономичный интерфейс, построенный на работе с простыми объектами и функциями - карточками документов, фильтрами, автоматическим заполнением форм и маршрутизацией, подсказками по созданию и поиску информации. Также мы реализовали на базе решения гибкий инструмент согласования договоров с учетом меняющихся "золотых условий" для поставщиков X5 Group».

Решение поддерживает интеграцию с различными внутренними и внешними системами, что увеличивает скорость коммуникации, обмена данными и принятия решений. В проекте для X5 Group мы провели интеграцию решения с порталом безопасности (в части проверки контрагентов), с SAP ERP (в части автоматического создания и последующего деблокирование контрактов на закупку) и внешней картотекой арбитражных дел (в части получения информации в рамках претензионно-исковой работы и напоминания ответственным о сроках).

Итоги проекта в цифрах и фактах

• Сокращение сроков согласования договоров с 2-3 месяцев до 10 дней;
• Снижение рабочей нагрузки на юристов и финансистов в период массового заключения договоров;
• Уменьшение количества просрочек по претензионно-исковой работе на 40%;
• Унификация процессов по работе с документами во всех сетях X5 Group;
• Повышение прозрачности и понятности процессов для сотрудников;
• Повышение сроков реакции ответственных за этапы документооборота;
• Уменьшение трудозатрат на поиск и доступ к требуемым документам, единый архив документов вместо 5 архивов в различных системах;
• Уменьшение бумажного документооборота компании. Возможность применения электронной подписи. Минимизация использования бумаги, картриджей, затрат на хранение.

Татьяна Маринчева, руководитель управления проектов интеграции и автоматизации документооборота торговой сети «Пятёрочка»: «Цифровизация документооборота помогает нам в решении стратегических задач, а именно — повышении эффективности бизнеса за счет автоматизации рутинных функций. Благодаря первоклассной экспертизе ТерраЛинк и слаженной работе наших команд мы получили конкретные эффекты: ускорили процесс получения услуг и материалов, связанных с операционной деятельностью, повысили вовлеченность сотрудников и высвободили их продуктивное время на решение более сложных задач, сделали взаимодействие с контрагентами понятным и прозрачным».

Планы развития

При реализации системы заложена большая гибкость настроек и версионности, что позволит быстро адаптировать сервисы документооборота под изменяющиеся потребности X5 Group. Сейчас компании продолжают сотрудничество в части оптимизации рабочих процессов и автоматизации договорной работы, связанной с недвижимостью. Одной из задач этого проекта является реализация конструктора договоров. Он позволит из библиотеки «разделов» и «подразделов» создавать шаблоны договоров, которые в последующем будут автоматически заполняться значениями атрибутов из карточки договора и защищаться от ручного редактирования пользователями.