15.04.2021
Главная>Статьи>Электронный юридически значимый документооборот>Чек-лист: как выбрать оператора ЭДО и охватить максимум контрагентов
03.11.2020
Чек-лист: как выбрать оператора ЭДО и охватить максимум контрагентов
Когда вы планируете переходить на электронный обмен документами, вам нужно определиться с одним или несколькими операторами ЭДО. По какому принципу это сделать? Существует ряд важных критериев, которые следует учитывать при осуществлении выбора. Предлагаем короткий чек-лист, с помощью которого вы легко сможете сузить круг операторов, учесть факторы, важные именно для вашего бизнеса.
Чек-лист:
1. Через какого оператора ваша компания сдаёт отчётность в налоговую?
Если окажется, что через него работают ваши главные контрагенты, то это значительно сократит ваше время на принятие решения.
2. Имеется ли у оператора опыт работы в вашей отрасли? Какое количество ваших клиентов уже обслуживает оператор?
Это нужно, чтобы понять, сможете ли вы взаимодействовать с контрагентами из своей отрасли. Иначе может получиться, что вы выбрали оператора по цене, а обмениваться не с кем.
3. Оцените функциональные возможности и насколько они соотносятся с вашими бизнес-процессами:
Такое соглашение показывает готовность оператора обеспечивать бесперебойную работу, а также оперативно восстанавливать работу после сбоев и аварий. Во многих компаниях производственные процессы зависят от скорости обмена документами с партнёрами. Если это ваш случай, задайте вопрос об уровне сервиса. Отказ от заключения соглашения автоматически исключит такого оператора из рассмотрения.
Если окажется, что через него работают ваши главные контрагенты, то это значительно сократит ваше время на принятие решения.
2. Имеется ли у оператора опыт работы в вашей отрасли? Какое количество ваших клиентов уже обслуживает оператор?
Это нужно, чтобы понять, сможете ли вы взаимодействовать с контрагентами из своей отрасли. Иначе может получиться, что вы выбрали оператора по цене, а обмениваться не с кем.
3. Оцените функциональные возможности и насколько они соотносятся с вашими бизнес-процессами:
- какие типы документов можно отправлять, поддерживается ли оператором типизация неформализованных документов;
- предоставляет ли оператор возможность передавать дополнительные данные (дополнительную информацию) о документе для выстраивания автоматической маршрутизации документа в учетной системе компании, например, номер или код подразделения организации, номер договора, e-mail сотрудника, ответственного за обработку документа и др.;
- поддерживается ли пакетная отправка и связи между документами;
- сколько подписей можно поставить на документ, можно ли отказать в подписи, отозвать/аннулировать документ;
- можно ли рассылать приглашения к электронному обмену контрагентам;
- какой вид авторизации поддерживается;
- можно ли использовать подписи выпущенные собственным удостоверяющим центром (УЦ).
Такое соглашение показывает готовность оператора обеспечивать бесперебойную работу, а также оперативно восстанавливать работу после сбоев и аварий. Во многих компаниях производственные процессы зависят от скорости обмена документами с партнёрами. Если это ваш случай, задайте вопрос об уровне сервиса. Отказ от заключения соглашения автоматически исключит такого оператора из рассмотрения.
Мы также поможем провести полный анализ операторов ЭДО и выбрать тех, с кем покрытие сети ваших бизнес-контактов будет максимальным. Напишите нам на xde.feedback@terralink-global.com с темой «Проверка подключения к оператору ЭДО».
