08.10.2021

Электронная транспортная накладная: какие изменения предстоят рынку и как не опоздать с внедрением

В России планируется внедрение электронных транспортных накладных (ЭТрН) в логистической цепочке поставок с утверждённым официальным форматом. Новый вид электронного документооборота обеспечит «прозрачность» рынка для государства и бизнеса и упростит взаимодействие участников транспортно-логистической деятельности в рамках бизнес-процесса по перевозке грузов. В связи с грядущими изменениями эксперты TerraLink и Docrobot провели анализ и оценили плюсы и минусы ЭТрН, подготовили ответы на важные вопросы об ЭТрН о том, на какой стадии находится внедрение ЭТрН, как бизнесу начать использовать ЭТрН и как обе компании могут помочь бизнесу уже сейчас. Обо всем по порядку в статье, плюс несколько полезных сервисов в конце.

Актуальность перехода на ЭТрН

В начале августа, в ходе совещания Президента с членами Правительства РФ, глава Минтранса Виталий Савельев доложил об объемах возможной финансово-экономической выгоды  при внедрении нового документа. Министр подчеркнул, что в 2020 году в России было напечатано более 3 миллиардов транспортных накладных, что эквивалентно 700 железнодорожным вагонам, заполненным бумагой, или 7,3 тысячам гектарам вырубленного леса. Виталий Савельев также обозначил, что затраты на один бумажный документ составляют 100 рублей. Они включают расходы на печать, бумагу, оплату труда и другие. Учитывая общий объем бумажных транспортных накладных, это огромные издержки, которые сегодня несут участники рынка.

Важно обратить внимание на отрицательный углеродный след и вред экологии при производстве такого количества бумаги. Более того, после истечения срока хранения архива, зачастую бумага выбрасывается в мусор. При ее гниении в воздух выбрасывается метан, который в 25 раз опаснее СО2. В то время как отказ от бумаги в процессах документооборота позволит сохранить порядка 6,5 га леса или 10 000 деревьев в год (по данным наших клиентов).

Безбумажный документооборот поможет оптимизировать работу тысяч транспортных компаний, 3PL-операторов, ритейлеров, производителей и дистрибьюторов, подтолкнуть компании к цифровой трансформации.

Достоинства и недостатки электронных первичных документов при грузоперевозках

Транспортная накладная — учетный документ, подтверждающий перевозку товаров. На ее основе производится расчет с транспортной компанией. После введения ЭТрН компании смогут получить целый ряд преимуществ.

  • Основной плюс — прямая финансовая выгода и экономия для компаний. Стоимость транзакции почти равна стоимости бумаги, которую используют при формировании накладной без учета расходов на печать, ФОТ, повторное восстановление, курьерские услуги, архивацию и штрафы за потерю бумажных документов.

  • Быстрое получение оплаты от контрагентов за перевозки грузов. Обычно оплата поступает с отсрочкой платежа, и к этому времени прибавляется срок доставки бумажной накладной — до двух недель. Доставка ЭТрН занимает считанные минуты.

  • Документы всегда доступны: их можно формировать, редактировать и корректировать из любого места.

  • Обеспечивается прозрачность бизнес-процессов для участников и государства. Перемещение заказа благодаря ЭТрН легко отследить на всех этапах даже при сложных маршрутах и транспортировках сборных грузов. Хранятся электронные документы в единой базе, доступ к которой есть как у федеральных органов исполнительной власти, так и у самих участников бизнес-процесса: грузоотправителей, транспортных компаний и грузополучателей.

  • Быстрый поиск документов. Проведенный анализ показывает, что при запросах от партнеров и фискальных органов в среднем три часа тратится на поиск в архиве нужного документа. Фильтры электронного архива позволяют найти нужный документ за минуту.

  • Полностью исключен риск потери документов и необходимости повторного восстановления, что в некоторых компаниях может достигать от 5 % до 25 %.

Несомненно, хватает и недостатков, и барьеров, которые могут замедлить внедрение ЭТрН. Среди них:

  • Психологический барьер работы с ЭТрН: в цепочке три участника, а многие компании пока только стремятся поменять привычный образ ведения документооборота.

  • Многие законодательные инициативы находятся на уровне проектов. Они будут приняты в 2021 году и вступят в силу в 2022. Этот аргумент слабеет день за днем: уже сейчас принято два, а на стадии проектов находятся еще пять нормативно-правовых актов, регулирующих работу с ЭТрН.

  • Для внедрения и использования ЭТрН пока не настроен роуминг между операторами. Сейчас требуется, чтобы все три участника цепочки работали с одним оператором. Однако данный вопрос также решится до конца 2021 года.

  • Участников цепочки много, а по прошлому опыту мы понимаем, что при таком количестве коммуникационных связей сложно работать с новым продуктом. В данном вопросе TerraLink и Docrobot на основании анализа рынка выработали систему работы по проектному управлению и готовятся запустить несколько пилотных проектов.

На какой стадии находится внедрение ЭТрН? К кому обратиться за решением?

1 января 2021, после завершения эксперимента Минтранса с ЭТрН, в силу вступило, Постановление Правительства «Об утверждении правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 Правил дорожного движения РФ», в которое вносятся понятия: «электронная транспортная накладная», «электронный заказ-наряд», «электронная сопроводительная ведомость».

С 1 января 2022 года вступает в силу Федеральный Закон № 336-ФЗ от 02.07.2021 «О внесении изменений в статью 31 Федерального закона «Об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности в Российской̆ Федерации и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской̆ Федерации» и Федеральный̆ закон «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».

Оператором системы определён Минтранс России, на этапе разработки находится ГИС электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). С учётом накопленной практики добровольного применения ЭТрН, Минтранс планирует подготовить предложения по закреплению обязанностей их использования, но уже с 2023 года. Если в 2022 году начнется плавное внедрение ЭТрН в логистические процессы компаний, то с 2023 года это станет уже обязательной нормой. Таким образом, у участников перевозочного процесса будет возможность поэтапного перехода к цифровому документообороту.

Сейчас в России сформировано несколько рабочих групп, объединяющих участников по различным признакам: вокруг бизнес-сообщества, операторов ЭДО и перевозчиков. Все они взаимодействуют с государственными ведомствами, передавая им мнения, пожелания и проблемы, возникающие при внедрении электронной транспортной накладной. Представители государственных органов анализируют обратную связь и пытаются сформировать корректные бизнес-процессы.

Запустив процесс цифровизации в транспортно-логистической сфере, Минтранс приводит ее работу к высокому, современному, технологическому уровню. Даже если пока не все компании готовы к переходу на цифровой документооборот, им рекомендуется рассмотреть те преимущества, которые он дает. Введение электронного документооборота существенно облегчит работу как грузоперевозчиков и логистов, так и компаний, которые отправляют и получают грузы.

Как бизнесу начать использовать ЭТрН?

Актуальность перехода на ЭТрН в рамках определенного государством промежутка времени по добровольному внедрению каждый бизнес определит сам для себя, исходя из масштабов перевозок. TerraLink и Docrobot рекомендуют начать переходить на электронный обмен данными при заказах и отгрузках до вступления обязательных требований. Это позволит своевременно научиться взаимодействовать с партнёрами и операторами ЭДО, а также навести порядок со своими базами данных.

Более того, внедрение ЭТрН сейчас исключит риск попадания в очереди для интеграции и подключения к операторам ЭДО, а он высок. С учетом требований к операторам ЭТрН в Проекте приказа Минтранс «О порядке ведения реестра операторов информационных систем электронных перевозочных документов» и в изменениях ФЗ № 336-ФЗ от 02.07.2021 на рынке останется не более 10 операторов. Объем рынка довольно серьезный, а количество участников логистической цепочки поставок по официальным данным более 50 тысяч. Вопрос о том, как 10 операторов за 18 месяцев смогут интегрировать всех перевозчиков с грузоотправителями и грузополучателями, остается открытым.

Что же делать компаниям, которые только планируют оцифровать ЭТрН? Собрали несколько коротких советов:

  • Выбрать оператора электронного документооборота. Обратиться за экспертизой и получить консультацию профессионалов, участвующих в рабочих группах и занимающихся внедрением ЭТрН. У большинства операторов уже выстроены дорожные карты действий для внедрения ЭТрН и есть готовые решения.

  • Описать процессы перевозок в компании. Чтобы перейти к использованию ЭТрН, потребуется описать текущие процессы перевозок и определить участников, с которыми можно начать внедрение, и которые будут подписывать документы УКЭП. Важно, чтобы первая цепочка сформировалась с участниками, с которыми есть постоянный объем грузоперевозок.

  • Передать информацию об учётной системе для оценки интеграции. Если компания уже выбрала оператора, стоит сообщить ему, с какой учетной системой планируется работать. Это позволит оценить сроки и стоимость внедрения ЭТрН. В случае с TerraLink и Docrobot прикрепляется персональный менеджер, который ведет компанию по налаженной дорожной карте и предоставляется интеграционная платформа для работы с электронными документами в интерфейсе учетной системы.

  • Интегрироваться и проходить тесты. На этом этапе компания уже готова для подключения других участников, когда начнется этап массовых подключений.

Полезные сервисы или как Docrobot и TerraLink могут помочь до старта проекта

Компании готовы уже сейчас помогать участникам рынка готовиться к внедрению ЭТрН. Для этого специалистами TerraLink и Docrobot подготовлены инструменты расчёта экономической эффективности перехода на электронный формат и автоматизации текущих процессов ЭДО. Эксперты Docrobot по запросу компании, исходя из требуемых параметров, могут рассчитать экономию при внедрении ЭТрН за год, а также высвобождение времени сотрудников в месяц, которое они эффективно смогут потратить для решения более стратегических задач.

etrn.png

Пример расчета экономии на основании 10 000 комплектов ЭТрН в месяц

Если в компании процессы уже переведены на электронные рельсы, например, налажен финансовый или кадровый документооборот, планируется перевод в ближайшее время на ЭДО транспортных накладных и стоит задача по объединению всех процессов на базе одной платформы и их автоматизация, то для предварительного расчета можно воспользоваться калькулятором TerraLink xDE.

Дополнительно эксперты каждой из компаний готовы предоставить юридическую и техническую экспертизу: перечень нормативно-правового регулирования ЭТрН и выполнить проверку контрагентов компании на подключение к операторам ЭДО и выявить наиболее популярных.

Связаться с нами