Корпоративная система электронного документооборота для группы компаний «МегаФон»

Задачи проекта

Внедрение надежного, удобного и масштабируемого решения для организации документооборота, так как ежедневно каждое подразделение компании принимает и отправляет сотни официальных писем, факсов и электронных сообщений, а также разрабатывает, согласовывает и подписывает десятки внутренних документов.

Особенности проекта

Этот проект стал крупнейшим внедрением Hummingbird (OpenText) в России: количество клиентских мест системы достигло 7,5 тысяч. «МегаФон» — первый общероссийский оператор сотовой связи. Лицензионное покрытие ОАО «МегаФон», а также принадлежащих ему на 100% дочерних компаний охватывает всю территорию Российской Федерации с населением 145 млн. человек.

Предпосылки к реализации проекта

Еще в 2004 году в качестве основы для корпоративной системы электронного документооборота (КСЭДО) «МегаФон» выбрал продукты линейки Hummingbird Enterprise, которая после покупки компании Hummingbird корпорацией OpenText в 2006 г. была переименована в LiveLink ECM eDocs. Все работы по внедрению КСЭДО осуществлялись компанией ТерраЛинк — крупнейшим российским поставщиком решений OpenText, одним из ведущих системных интеграторов и лидеров в области информационных технологий.

Ход проекта

В 2004 - 2006 гг. в ЗАО «Соник-Дуо» («МегаФон-Москва»), Головном офисе и дочерних компаниях ОАО «МегаФон» были внедрены модули:

• «Архив организационно-распорядительной документации»
• «Архив входящей и исходящей корреспонденции»
• «Согласование организационно-распорядительной документации».

В 2006-2007 гг. во всех компаниях Группы был внедрен модуль «Архив внутренней документации» («Служебные записки») на базе Livelink ECM eDocs DM.

В начале 2007 г.

• Для использования финансовыми директорами и топ-менеджерами всех компаний Группы был реализован модуль «Архив аудиторской документации».
В ЗАО «Соник Дуо» («МегаФон Москва») был внедрен модуль «Архив абонентской документации», что повысило скорость доступа к документам абонентов сотрудников абонентской службы.
• Модуль «Согласование организационно-распорядительной документации» был внедрен во всех компаниях группы.

В настоящий момент специалистами ТерраЛинк производится:

• развитие и доработка всех внедренных модулей КСЭДО;
• распространение модуля «Архив абонентской документации» в региональные компании Группы;
• модули «Архив материалов Советов Директоров», «Архив бумажных документов» и «Каталог услуг».

Технология внедрения модулей решения и внесения доработок

Система электронного документооборота в группе компаний «МегаФон» развивается последовательно, прогнозируемо и управляемо. Специалистами Центра Компетенции КСЭДО и компании ТерраЛинк был разработан стандартизированный процесс реализации проектов в рамках разработки КСЭДО, регулирующий все этапы проекта от старта до внедрения системы в регионах. Система электронного документооборота имеет модульную структуру и разрабатывается поэтапно.

На первом этапе специалистами ТерраЛинк осуществляется разработка модулей на тестовой площадке — в ЗАО «Соник Дуо». На данном этапе:

• Центр Компетенции КСЭДО определяет необходимый функционал модуля и способ его реализации, а специалисты ТерраЛинк разрабатывают модуль.
• Заказчик проводит предварительное тестирование, по итогам которого модуль внедряется в ЗАО «Соник Дуо».
• Специалисты ТерраЛинк производят обучение конечных пользователей работе с модулем, и начинается этап опытной эксплуатации, по итогам которого готовится пакет для тиражирования в Головном офисе ОАО «МегаФон», Северо-Западном филиале и дочерних компаниях.

Пакет представляет собой региональное решение, параметризуемое таким образом, чтобы удовлетворить требования регионов в каждом конкретном случае: при внедрении модуля для каждого региона в зависимости от его специфики заводятся собственные справочники, регламенты, сроки исполнения задач и др. Внесение доработок в систему реализовано через требования групп эксплуатации из региональных компаний.

Будучи внесенными, эти требования рассматриваются и утверждаются Группой экспертов ОАО «МегаФон» и Центром компетенции КСЭДО, и затем передаются в ТерраЛинк на анализ и последующую разработку. Доработки вначале внедряются на тестовой площадке — в ЗАО «Соник Дуо», и лишь затем рассылаются в регионы.

Одновременно в работе может находиться свыше десятка требований на доработки — с момента начала введения системы управления требованиями на изменение функционала (январь 2007 г.) обработано более 150 таких требований.

Техническая поддержка пользователям ГК «МегаФон» также оказывается компанией ТерраЛинк на федеральном уровне: запросы пользователей обрабатываются централизованно, в соответствии со сроками и согласно договору. Поддержка оказывается на условиях SLA, разработанного Центром компетенции КСЭДО, что обеспечивает требуемое качество сервиса во всех регионах.

Промежуточные итоги

Работы по проекту продолжаются, но уже сейчас можно отметить, что впечатляющая скорость распространения системы (возможно, самая высокая среди проектов по внедрению систем электронного документооборота в России), широкий географический охват и чрезвычайно высокая оценка проекта производителем ПО делают проект одним из интереснейших примеров внедрения КСЭДО в крупных российских компаниях.

В ноябре 2005 г. на саммите Hummingbird в Лондоне «МегаФон» получил награду «Клиент 2005 года (коммерческий сектор)» по региону EMEA (Европа, Ближний и Средний Восток, Африка) за этот крупномасштабный проект внедрения. Внедрение КСЭДО в ГК «МегаФон» за последние два года выросло в проект федерального масштаба: проведены внедрения ряда модулей в 8 компаниях Группы в 8 регионах России. На базе проекта создан Центр Компетенции КСЭДО, в который вошли сотрудники Головного офиса ОАО «МегаФон», ЗАО «Соник Дуо» (МегаФон Москва) и эксперты из региональных компаний Группы.

По словам Руководителя проекта МегаФон в ТерраЛинк Максима Лысенко, «проект в «МегаФоне» стал крупнейшим внедрением OpenText в России. Знаменитая западная платформа успешно продемонстрировала себя в российских условиях, и залогом удачной реализации проекта стал не только профессионализм исполнителя, но и высокий уровень организации проекта со стороны заказчика, его вовлеченность во все аспекты внедрения».

В настоящий момент система внедрена во всех дочерних компаниях ОАО «МегаФон» на 7750 клиентских местах (по сравнению с 1800 в мае 2006 г.), и количество рабочих мест, а также уровень автоматизации деятельности сотрудников, постоянно растет.

«Специалистам ТерраЛинк удалось разработать и внедрить систему, которая позволяет эффективно поддерживать бизнес-процессы такой крупной и сложноорганизованной компании как МегаФон», — отметил Шухрат Ниязов, менеджер ТерраЛинк по работе с ключевыми клиентами.

Результаты

Рассказывает руководитель отдела Документационного Обеспечения Управления ЗАО «Соник Дуо», директор Центра компетенции КСЭДО Елизавета Лобова:

«Внедрение КСЭДО привело к значительному повышению эффективности работы c документами ЗАО «Соник Дуо» («МегаФон-Москва»). В частности, существенно сократилось время на поиск необходимых документов, и была полностью исключена возможность потери информации. С помощью разработанной системы эффективного контроля в значительной степени возросла исполнительская дисциплина, а руководству компании стала доступна оперативная отчетность по процессам, связанным с документами КСЭДО. Снизились временные затраты на согласование организационно-распорядительной документации (в среднем до 2-4 рабочих дней) и высвободилось время сотрудников, ранее занимавшихся согласованием документации на бумажном носителе. Все это в целом повысило эффективность и степень контролируемости бизнес-процессов».