Цифровизация документооборота Группы М.Видео на платформе TerraLink xDE
Решение: Управление документами и цифровизация бизнес-процессов на базе TerraLink eXtended Document Exchange (xDE)
Индустрия: Ритейл
Софт: TerraLink xDE
Клиент: Группа М.Видео-Эльдорадо
Группа М.Видео-Эльдорадо — лидер российского рынка розничной торговли бытовой техникой и электроникой. Объединяя два ведущих розничных бренда — «М.Видео» и «Эльдорадо», каждый из которых сфокусирован на своей аудитории, имеет свои коммуникации с покупателями и маркетинговую стратегию, Группа охватывает максимально широкую аудитории как с точки зрения географии, так и потребительских моделей. С 2018 года Группа входит в десятку крупнейших публичных ритейлеров на мировом рынке потребительской электроники и бытовой техники
Задачи проекта
Отказ от бумаги:
- Оптимизация затрат на бумажный документооборот: бумага, картриджи, хранение;
- Снижение «человеческого фактора» — минимизация риска потери документов, ускорение подбора документации для внешних и внутренних пользователей, смещение акцента в работе сотрудников с рутинных процессов на контрольно-аналитические функции
- Забота об экологии
Оптимизация процессов:
- Спрямление маршрутов движения документов, повышение скорости документооборота
- Унификация процессов работы с документами для всех подразделений компании
- Автоматизация отражения первичных документов в учёте (т.н. «автопостинг»)
Особенности проекта
В результате интеграции двух крупных игроков рынка бытовой техники и электроники М.Видео и Эльдорадо, история каждой из которых насчитывает более 25 лет, в рамках учетной функции перед Группой встала уникальная по своим масштабам и сложности задача по объединению двух систем на базе SAP ERP и унификации исторических процессов в сфере учёта и документооборота двух брендов при сохранении полной функциональности и обеспечении бесперебойной работы «фронт-офиса».
«Очень непросто не только вести учет двух компаний в процессе реорганизации, сближая методологии и подходы, но одновременно совершенствовать эти процессы, внедрять новые цифровые решения, используя лучшие наработки каждого из брендов и передовые практики на рынке. Считаю, нам это удалось на все 100%»
Елена Сорванова — главный бухгалтер Группы М.Видео-Эльдорадо
Параллельно объединению учетных функций двух брендов и созданию единого Центра учета Группа поставила перед собой амбициозную задачу по выстраиванию единого актуального процесса документооборота, его стандартизации и автоматизации.
Предпосылки к реализации проекта
- Большой штат «бэк-офиса», работающий над рутинным процессом обработки первичной документации
- Логистические простои и задержки отгрузки товаров, связанные с наличием ошибок в документах, например, несовпадением маркировок или кодов товаров
- Одновременная работа с бумажными документами и электронными при отсутствии единого канала работы с разными операторами ЭДО
- Наличие нескольких исторических электронных архивов для хранения первичной документации
- Трудозатратность поиска и подбора документов по запросам внешних пользователей, в том числе ФНС
Вызовы
- Объединение систем двух брендов на базе SAP ERP и унификация процессов в сфере учета и документооборота
- Сохранение полной функциональности и бесперебойная работа «фронт-офиса» во время перехода на новое решение
- Выстраивание единого актуального процесса документооборота, его стандартизация и автоматизация
Решение
TerraLink xDE — единая корпоративная платформа для организации внешнего и внутреннего электронного документооборота. Включает сервисы B2B (работа с контрагентами) и B2G (работа с органами государственной власти ФНС, ФСС). Является собственной разработкой ТерраЛинк.
TerraLink xDE обеспечивает конечным пользователям возможность принимать и передавать первичные документы через сервисы операторов ЭДО в привычном интерфейсе SAP. Платформа интегрирована с внутренней системой электронного документооборота и позволяет свободно работать с документами (выгрузить согласованный документ в ЮЗ ЭДО, подписать ЭЦП, направить на подписание контрагенту, положить в электронный архив подписанную с двух сторон версию).
TerraLink xDE легко интегрируется с учетной системой предприятия, что не вносит серьезных изменений в привычный для сотрудника регламент. Платформа работает с ключевыми операторами ЭДО. Это позволяет компаниям обмениваться электронными данными со своими партнерами и клиентами, минуя роуминг, и использовать единую техническую поддержку и архив. TerraLink xDE позволяет работать как на ОС Windows, так и с ОС семейства Linux. Поддерживается работа с различными СУБД, включая PostgreSQL.
Команда TerraLink xDE оперативно отслеживает все изменения со стороны законодательства и включает их в карту развития продукта. Клиенты могут обновить версию платформы еще до вступления в силу новых требований регулятора. Все выпускаемые компоненты подключаются к платформе дополнительно.
Ход проекта
Учитывая масштабность проекта и перемен в процессах заказчика, было выделено 3 принципиальных этапа:
- Внедрение электронного документооборота в части коммерческих закупок (т.е. закупок товаров для последующей продажи) с автоматическим проведением электронных документов в учете и хранением в едином электронном архиве
- Внедрение электронного документооборота в части некоммерческих закупок
- Внедрение исходящего электронного документооборота
Проект по внедрению электронного документооборота в части коммерческих закупок стартовал весной 2019 года. Уже к середине ноября 2019 года М.Видео-Эльдорадо провела опытную эксплуатацию при содействии и контроле со стороны ТерраЛинк.
В настоящее время прием и передача документов, в том числе, пакетная отправка, осуществляется через четыре оператора ЭДО, подключенных к платформе TerraLink xDE: СФЕРА Курьер, Диадок, Тензор, Такском. Запланировано подключение к пятому оператору ЭДО — CISLink.
Система позволяет вести прием и передачу как входящий, так и исходящих документов, автоматизирует обработку и проведение в учете.
По мнению команды М.Видео-Эльдорадо, ключ к успеху проекта — в детальном изучении текущих процессов и проектировании целевых совместно, командой внутренних специалистов заказчика и аналитиков ТерраЛинк. На старте проектирования оптимально сразу привлечь в рабочую команду заинтересованных пользователей из всех подразделений — логистики, коммерции, финансов, учета, документооборота, конечно же, ИТ, ИТ безопасности и юристов. Такой подход позволяет сразу учитывать интересы всех будущих пользователей системы и унифицировать целевой процесс под нужды всех подразделений.
Мы считаем, что талисман проекта — это Елена Герасимова (прим. руководитель группы бизнес-анализа SAP практики компании ТерраЛинк). Она погрузилась в наши процессы лучше, чем мы сами
Константин Шиян — руководитель департамента учета и отчетности
Группа М.Видео-Эльдорадо планирует продолжать дальнейшее сотрудничество с компанией ТерраЛинк и следующим этапом запланировано решение задач:
- цифровизация исходящего документооборота с автоматическим формированием документов на базе проводок
- цифровизация некоммерческих закупок
- оптимизация базы номенклатурно-справочной информации и запуск корпоративного удостоверяющего центра
Отзыв клиента
Группа М.Видео-Эльдорадо выражает благодарность проектной команде ТерраЛинк за профессионализм при реализации проектов по централизованному переводу бизнес-процессов группы на ЭДО на базе интеграционной платформы собственной разработки TerraLink xDE.
С 2019 года по настоящий момент времени компания ТерраЛинк выполняет работы по внедрению электронного документооборота и соответствующей оптимизации и автоматизации бизнес-процессов Группы М.Видео-Эльдорадо в рамках нескольких проектов. Реализованный компанией ТерраЛинк функционал, позволил повысить операционную эффективность и получить дополнительные выгоды от оптимизации автоматизации бизнес-процессов.
Компания ТерраЛинк продемонстрировала высокий уровень экспертизы в сфере цифровизации электронного документооборота: оперативное отслеживание изменений законодательства и функционала операторов ЭДО, методологическое сопровождение и техническая поддержка.
Все реализованные задачи были выполнены в срок и с высоким качеством. Группа М.Видео-Эльдорадо планирует продолжать дальнейшее плодотворное и взаимовыгодное сотрудничество с компанией ТерраЛинк.
«Это был заметный рывок вперёд в скорости и качестве учёта, кроме того, как показал опыт, ЭДО позволил компании создать достаточный запас прочности и благополучно пройти очень сложный для всех период локдауна весной 2020 года»
Константин Шиян — руководитель департамента учёта и отчётности после года эксплуатации платформы TerraLink xDE
Наши кейсы в категории цифровизация и управление документооборотом
Узнайте, как решения ТерраЛинк для цифровизации системы документооборота повысят эффективность вашего бизнеса.
Свяжитесь с нашими экспертами.
Свяжитесь с экспертами ТерраЛинк.
Контактная информация