Главная>Управление документами и цифровизация бизнес-процессов>Решение SAP Vendor Invoice Management для автоматизации обработки счетов

Решение SAP Vendor Invoice Management для автоматизации обработки счетов

TerraLink - Автоматизация счетов

Решение по обработке счетов на базе SAP Vendor Invoice Management (VIM) и SAP Document Content Processing для компаний, работающих в системах SAP, упрощает расчеты с поставщиками и минимизирует риски ошибок. Решение оптимизирует и упрощает процесс получения, управления, мониторинга и маршрутизации счетов и связанной документации на всех уровнях. Сократите сроки обработки счетов в 3 раза при экономии до 20% затрат

Обработка входящих счетов слишком часто ведется вручную и требует значительных усилий, как для ваших сотрудников, так и для представителей поставщиков. Одним из наиболее трудоемких этапов ручной обработки является ввод в ERP данных из бумажных счетов или скан-копий, полученных по электронной почте. Другие действия по ручной обработке включают долгий поиск информации за предыдущие периоды, общение с поставщиком, запросы на дополнительную информацию, ручную маршрутизацию, мониторинг и предоставление информации о статусе неоплаченных счетов.

Способ, которым компания обрабатывает счета поставщиков, напрямую влияет на покупку и получение товаров и услуг. Неэффективная обработка часто приводит к просроченным платежам, что в свою очередь может привести к тому, что поставщики будут удерживать товары и услуги до тех пор, пока не будет проведена оплата предыдущих счетов, или будут требовать предоплату.

Используйте решение  SAP VIM для эффективного управления счетами

Решение по обработке счетов от TerraLink на базе SAP Vendor Invoice Management (VIM) и SAP Document Content Processing упрощает расчеты с поставщиками для клиентов SAP. Решение оптимизирует и упрощает процесс получения, управления, мониторинга и маршрутизации счетов и связанной документации на всех уровнях. Система оптического распознавания (OCR) практически исключает вмешательство человека на этапе ввода данных из счетов, полученных в бумажном виде или прикрепленных к электронным письмам.

Решение является глубоко интегрированным и связанным с SAP ERP и может быть развернуто в инфраструктуре заказчика или в облаке.

Сложности процесса обработки входящих счетов

Трудность Причина Положительное влияние решения TerraLink
Соответствие регламентам и процедурам Ручные, бумажные процессы и неадекватное управление процессом обработки счетов
  • Автоматизированные процессы
  • Точная своевременная отчетность для внутренних служб и внешних организаций
Чрезмерная стоимость обработки одного счета Ручной ввод данных, упущенные скидки, просроченные платежи, чрезмерный труд, дубликаты и ошибки, а также многочисленные напоминания от поставщиков
  • Сокращение ручных и неэффективных процессов обработки бумажных счетов
  • Сокращение затрат благодаря автоматическому вводу данных при помощи OCR
Недостаточно хорошие отношения с поставщиками Недостаточная информация по статусу оплаты счета, просроченные платежи и медленные ответы на запросы
  • Улучшенные отношения с поставщиками благодаря своевременным платежам и меньшему количеству запросов по статусу оплаты
  • Более низкие цены, более высокие скидки, хорошая переговорная позиция и более высокий кредитный рейтинг

Обзор решения по обработке счетов

Ввод и обработка счетов всех видов

  • Автоматическое извлечение данных из счетов с помощью OCR. Решение извлекает подавляющее большинство данных счета быстро, надежно и автоматически на основе базы из тысяч образцов счетов со всего мира.
  • Ввод данных счетов, полученных из любого источника. Вводите счета, полученные любым способом в любом формате прямо в систему ERP. В результате ввод счетов удешевляется, и счета сразу видны. Это дает линейным менеджерам лучший контроль над бюджетами, позволяет поставщикам отслеживать статус счета и упрощает управление счетами.
  • 100% счетов – электронные. Обрабатывайте счета в электронном виде, будь то счета, полученные по электронной почте, отсканированные, отправленные по факсу, доставленные через XML или IDoc или введенные поставщиком через портал самообслуживания. Система OCR автоматически извлекает заголовок и позиции счета, если это необходимо.

Автоматизация согласования оплаты счетов

  • Управление процессом рассмотрения и согласования счетов. Решение предлагает контролируемое и автоматизированное размещение счетов, обработку исключений, эскалацию и отчетность, что приводит к снижению стоимости обработки.
  • Использование рабочих процессов. Решение предлагает преднастроенные рабочие процессы с расширяемой функциональностью, что сокращает время внедрения и затраты на развертывание.
  • Автоматизация маршрутизации и сортировки счетов. Назначьте шаги рабочего процесса для сортировки и маршрутизации счетов на основе ролей пользователей, правил авторизации, приоритетов и предустановленных сроков.

Удобный мониторинг и согласование оплаты

  • Мониторинг статуса счета и уведомления. Мониторинг статуса согласования счетов и уведомление поставщиков о возникших проблемах для ускорения решения вопросов.
  • Решение спорных вопросов. При рассмотрении споров по счетам персонал может использовать решение для запроса дополнительной информации, получения статуса заказов, отправки уведомлений об отмененных счетах и взаимодействия с другими сотрудниками.
  • Согласование счетов отовсюду. Решение позволяет согласовывать счета на смартфонах, планшетах или компьютерах из любой точки мира. Согласующие лица также имеют веб-доступ к информации обо всех счетах, которые они обрабатывают.

Подробные отчеты по согласованию счетов

  • Создание отчетов. Используйте встроенные отчеты и модели данных на основе кода поставщика, бизнес-единицы, типа исключения, ответственности и т. д. Используйте данные об исключениях для создания диаграмм процессов.
  • Легкий переход к информации о счете. Доступ к приложениям, контенту и истории с помощью интуитивно понятных графических панелей, которые позволяют перейти к электронной копии счета, заказу на поставку, накладной и другой информации о счете.

Результаты наших клиентов, использующих решение для автоматизации счетов на SAP Vendor Invoice Management 

  • Сокращение времени обработки счетов – в 3 раза
  • Сокращение количества нестандартных договоров и других исключений – в 2 раза
  • Электронный процесс согласования – 0% бумаги
  • Автоматическое определение маршрута согласования – 100% соответствия регламентам
  • Уменьшение численности персонала, обрабатывающего счета – на 25%
  • Снижение затрат на обработку – на 20%