Главная>Управление документами и цифровизация бизнес-процессов>Как пройти инвесткомитет по документообороту

Как пройти инвесткомитет по документообороту

Готовитесь пройти инвесткомитет и защитить проект по документообороту в компании?

Как мы можем вам помочь?

  • Предоставим шаблоны расчетов показателей эффективности
  • Проконсультируем по расходам всего жизненного цикла системы
  • Порекомендуем оптимальные и доступные на рынке решения
  • Поможем выявить и классифицировать риски
  • Расскажем о глобальных бенчмарках и реальных бизнес-кейсах
  • Поделимся инструментами расчета общего экономического эффекта проекта
  • Разработаем модель прогнозируемых выгод от различных СЭД для отдельных направлений бизнеса

Наши эксперты готовы оказать консультации по бизнес-моделям, возврату инвестиций и подготовке к инвестиционным комитетам на тему электронных документов: архивов, СЭД, ECM и ЮЗДО.  Мы расскажем, как подготовиться и найти весомые аргументы для инвесткомитета.

Что важно в любом ИТ- проекте?

Финансы

Инвестиции в автоматизацию процессов документооборота часто не прозрачны и не однозначны с точки зрения их эффективности. Важно посчитать основные экономические показатели проекта – NPV, IRR, Срок окупаемости.

Бизнес-выгоды

У нас есть специальный фреймворк, с помощью которого определяются бизнес-выгоды. Данный фреймворк помогает выявить места возникновения затрат и рисков, возникающих в рамках процессов управления теми или иными документами в компании.

Расчет экономической эффективности ECM-проекта

Необходимо определить показатели эффективности, рассчитать доход (улучшение) от автоматизации процессов. Затем суммировать все расходы за весь срок жизни проекта и рассчитать финансовые показатели эффективности проекта.

Подход к подготовке к инвесткомитету

Определите ценность ИТ решения и соотнесите с общей стратегией (корпоративной, ИТ, отраслевой). Ниже несколько отправных точек для комплексного подхода.

ИДЕЯ

  • Определите ценность проекта
  • Определите ключевые документы, ссылки на которые вам пригодятся
  • Проверьте нет ли аналогичной инициативы
АНАЛИЗ

  • Определите передовые решения
  • Посчитайте затраты
  • Разработайте концепцию
  • Создайте целевую архитектуру

ОЦИФРОВКА

  • Соберите текущие ограничения и «узкие» зоны
  • Сравните с целевыми показателями
  • Посчитайте эффект
КОМАНДА

  • Определите стейкхолдеров
  • Сформируйте команду и выделите лидеров
  • Определите мотивацию
  • Продумайте PR-компанию 
3 лайфхака для успешного результата.

Как повлиять на принятие положительного решения? Ниже три совета из успешной практики наших экспертов.

    1. Проведите PR кампанию

    Проведите кампанию, расскажите всем о важности и необходимости проведения проекта. Говорите о нем, как-будто уже все решено и проекту быть. Пусть все в компании уже живут с мыслью, что проекту быть. Осталось понять когда. Эффективное информирование играет важнейшую роль в процессе увеличения вероятности проекта

    2. Определите ВСЕХ стейкхолдеров

    На кого может повлиять внедрение?
    Какие у них ожидания и потребности?
    Какой у них был предыдущий опыт?
    Подготовленная информация поможет снизить степень сопротивления к изменениям.

    3. Проведите Value Engineering

    Четко сформулируйте выгоды от внедрения документооборота: 

    Экономические
    Операционные
    Технологические
    Организационные
    Коммуникационные

Критерии успеха защиты проекта

kriterri-uspexa-2.png

Расчет экономической эффективности
ECM-проекта

Экономическая эффективность любого проекта – это показатель соотношения экономического результата и затрат.  Рассмотрим шаги, которые необходимо сделать для расчета экономической эффективности ECM-проекта.

Определить показатели эффективности

Как правило, основной эффект от внедрения документооборота – это рост производительности труда за счет экономии рабочего времени сотрудников и сокращение стоимости осуществления той или иной транзакции на предприятии. В качестве показателей эффективности вы можете использовать открытые источники, информацию от вендоров программных продуктов, истории успеха компаний сравнимых по размеру и виду деятельности, опыт консалтинговых компаний, которые уже внедряли аналогичные системы.

Обычно бенчмарки от вендоров представляют собой диапазон значений. Выбирая минимальный и максимальный значения, вы можете строить пессимистические и оптимистические прогнозы.

Рассчитать доход от автоматизации процессов

Следующий шаг - подготовка исходных данных, которые вам потребуются для расчета. В зависимости от выбранных показателей эффективности необходимо собрать исходные данные о текущем процессе.

Это могут быть:

  • Количество предприятий группы компаний
  • Средняя заработная плата, с учетом всех налогов и отчислений
  • Количество сотрудников в компании
  • Количество пользователей системы
  • Количество обрабатываемых документов в месяц
  • Прирост документов в год
  • Количество запросов на поиск документов в год
  • Длительность поиска одного документа в минутах
  • Средний объем документа
  • Текущие затраты на процесс

Суммировать все расходы за весь срок жизни проекта

При расчете стоимости ЕСМ проектов учитывается два компонента:

Стоимость создания - расходы, связанные с разработкой проекта, закупкой оборудования и лицензий, работой консультантов и другие затраты, которые необходимы для начала функционирования системы.
Стоимость функционирования – расходы, связанные с обслуживанием, ремонтом и модернизацией функционирующей системы, и так как вложения осуществляются периодически в течение всего жизненного цикла проекта, стоимость функционирования рассчитывается для какого-то периода времени.

Рассчитать финансовые показатели экономической эффективности проекта

Экономическая полезность рассматривается обычно как денежный эквивалент того, насколько изменились доходы/расходы предприятия в результате инвестирования в информационную систему.

Для финансовых показателей чаще всего применяются три основных метода определения инвестиций в ИТ:

  • NPV (Net present value) –чистая приведенная стоимость.
  • IRR (Internal rate of return) – внутренняя норма доходности.
  • Payback – срок окупаемости

Наши эксперты всегда готовы ответить на ваши вопросы.