ТерраЛинк
Главная>О компании>Истории успеха>Группа М.Видео–Эльдорадо

Группа М.Видео–Эльдорадо

Группа М.Видео–Эльдорадо

Использование платформы TerraLink xDE сделало возможным для Группы М.Видео-Эльдорадо не только переход на ЭДО, но и позволило оптимизировать учётные процессы. «Это был заметный рывок вперёд в скорости и качестве учёта, кроме того, как показал опыт, ЭДО позволил компании создать достаточный запас прочности и благополучно пройти очень сложный для всех период локдауна весной 2020 года», - сказал о результатах проекта Константин Шиян, руководитель департамента учёта и отчётности после года эксплуатации платформы TerraLink xDE.

О клиенте

Группа М.Видео-Эльдорадо – лидер российского рынка розничной торговли бытовой техникой и электроникой. Объединяя два ведущих розничных бренда – «М.Видео» и «Эльдорадо», каждый из которых сфокусирован на своей аудитории, имеет свои коммуникации с покупателями и маркетинговую стратегию, Группа охватывает максимально широкую аудитории как с точки зрения географии, так и потребительских моделей. С 2018 года Группа входит в десятку крупнейших публичных ритейлеров на мировом рынке потребительской электроники и бытовой техники.

В новой реальности онлайн-ритейла Группа стремится быть безусловным лидером в инновациях и цифровой трансформации бизнеса. Группа формирует новый потребительский опыт, основанный на мобильных сервисах, и предоставляет своим клиентам удобные форматы и инструменты для совершения покупок, создавая единое сервисное пространство в торговых залах и онлайн. Но глобальная цифровизация касается не только «фронт» функций, но и процессов в «бэк-офисе». Совместный проект с компанией TerraLink стал одним из ярких примеров перевода классического бумажного документооборота и рутинных процессов на современные цифровые рельсы.

Задачи проекта

В результате интеграции двух крупных игроков рынка бытовой техники и электроники М.Видео и Эльдорадо, история каждой из которых насчитывает более 25 лет, в рамках учётной функции перед Группой встала уникальная по своим масштабам и сложности задача по объединению двух систем на базе SAP ERP и унификации исторических процессов в сфере учёта и документооборота двух брендов при сохранении полной функциональности и обеспечении бесперебойной работы «фронт-офиса».

«Очень непросто не только вести учёт двух компаний в процессе реорганизации, сближая методологии и подходы, но одновременно совершенствовать эти процессы, внедрять новые цифровые решения, используя лучшие наработки каждого из брендов и передовые практики на рынке. Считаю, нам это удалось на все 100%» - рассказывает главный бухгалтер Группы М.Видео-Эльдорадо Елена Сорванова.

Параллельно объединению учётных функций двух брендов и созданию единого Центра учёта Группа поставила перед собой амбициозную задачу по выстраиванию единого актуального процесса документооборота, его стандартизации и автоматизации. Предпосылками к реализации проекта стали:

  • большой штат «бэк-офиса», работающий над рутинным процессом обработки первичной документации;

  •  логистические простои и задержки отгрузки товаров, связанные с наличием ошибок в документах, например, несовпадением маркировок или кодов товаров;

  • одновременная работа с бумажными документами и электронными при отсутствии единого канала работы с разными операторами ЭДО;

  • наличие нескольких исторических электронных архивов для хранения первичной документации;

  • трудозатратность поиска и подбора документов по запросам внешних пользователей, в том числе ФНС.

Старт проекта

По словам Татьяны Умновой, руководителя управления по поддержке бизнеса департамента учёта и отчётности М.Видео-Эльдорадо, «Ритейл – это традиционно огромное количество бумажных документов. Бухгалтерия - на складах, бухгалтерия – в центральном офисе. Постоянная миграция документов, потеря, порча, исправления. Всё это – время, несвоевременное отражение в учёте, а значит, в конечном итоге, потеря денег».

Две основные цели, которые поставила перед собой Группа М.Видео-Эльдорадо:

1.     Отказ от бумаги:

  • оптимизация затрат на бумажный документооборот: бумага, картриджи, хранение;

  • снижение «человеческого фактора» – минимизация риска потери документов, ускорение подбора документации для внешних и внутренних пользователей, смещение акцента в работе сотрудников с рутинных процессов на контрольно-аналитические функции;

  • забота об экологии.

2.     Оптимизация процессов:

  • спрямление маршрутов движения документов, повышение скорости документооборота;

  • унификация процессов работы с документами для всех подразделений компании;

  • автоматизация отражения первичных документов в учёте (т.н. «автопостинг»).

Выбор подрядчика на проект ЭДО осуществлялся путём открытого тендера. Ключевые требования к подрядчику и ИТ решению включали в себя опыт внедрений в крупном ритейле, мультиоператорность, открытый API и возможность простой интеграции с существующими системами, поддержку разных типов архивов.

«Тендер был большой – почти все участники рынка ИТ услуг в сфере ЭДО, - рассказывает Константин Шиян, - Чем нам понравился xDE? Во-первых, это SAP ориентированный продукт. Во-вторых, что стало для нас основным плюсом, – платформа является мультиоператорной и позволяет контрагентам работать с нами с помощью своего привычного оператора ЭДО, не используя при этом услуги роуминга. Сейчас уже точно можно сказать, что решение было правильное».

В результате конкурсной процедуры наиболее привлекательным оказалось предложение TerraLink по консалтингу и внедрению TerraLink eXtended Document Exchange (xDE).

О решении

TerraLink xDE – единая корпоративная платформа для организации внешнего и внутреннего электронного документооборота. Включает сервисы B2B (работа с контрагентами) и B2G (работа с органами государственной власти ФНС, ФСС). Является собственной разработкой Terralink.

TerraLink xDE обеспечивает конечным пользователям возможность принимать и передавать первичные документы через сервисы операторов ЭДО в привычном интерфейсе SAP. Платформа интегрирована с внутренней системой электронного документооборота и позволяет свободно работать с документами (выгрузить согласованный документ в ЮЗ ЭДО, подписать ЭЦП, направить на подписание контрагенту, положить в электронный архив подписанную с двух сторон версию).

TerraLink xDE легко интегрируется с учётной системой предприятия, что не вносит серьёзных изменений в привычный для сотрудника регламент. Платформа работает с ключевыми операторами ЭДО. Это позволяет компаниям обмениваться электронными данными со своими партнёрами и клиентами, минуя роуминг, и использовать единую техническую поддержку и архив. TerraLink xDE позволяет работать как на ОС Windows, так и с ОС семейства Linux. Поддерживается работа с различными СУБД, включая PostgreSQL.

Команда TerraLink xDE оперативно отслеживает все изменения со стороны законодательства и включает их в карту развития продукта. Клиенты могут обновить версию платформы еще до вступления в силу новых требований регулятора. Все выпускаемые компоненты подключаются к платформе дополнительно.

О проекте

Учитывая масштабность проекта и перемен в процессах заказчика, было выделено 3 принципиальных этапа:

  • внедрение электронного документооборота в части коммерческих закупок (т.е. закупок товаров для последующей продажи) с автоматическим проведением электронных документов в учёте и хранением в едином электронном архиве;

  • внедрение электронного документооборота в части некоммерческих закупок;

  • внедрение исходящего электронного документооборота.

Проект по внедрению электронного документооборота в части коммерческих закупок стартовал весной 2019 года. Уже к середине ноября 2019 года М.Видео-Эльдорадо провела опытную эксплуатацию при содействии и контроле со стороны TerraLink.

В настоящее время приём и передача документов, в том числе, пакетная отправка, осуществляется через четыре оператора ЭДО, подключенных к платформе TerraLink xDE: СФЕРА Курьер, Диадок, Тензор, Такском. Запланировано подключение к пятому оператору ЭДО - CISLink.

Система позволяет вести приём и передачу как входящий, так и исходящих документов, автоматизирует обработку и проведение в учёте.

По мнению команды М.Видео-Эльдорадо, ключ к успеху проекта – в детальном изучении текущих процессов и проектировании целевых совместно, командой внутренних специалистов заказчика и аналитиков TerraLink. На старте проектирования оптимально сразу привлечь в рабочую команду заинтересованных пользователей из всех подразделений – логистики, коммерции, финансов, учёта, документооборота, конечно же, ИТ, ИТ безопасности и юристов. Такой подход позволяет сразу учитывать интересы всех будущих пользователей системы и унифицировать целевой процесс под нужды всех подразделений.

«Мы считаем, что талисман проекта — это Елена Герасимова (прим. руководитель группы бизнес-анализа SAP практики компании TerraLink). Она погрузилась в наши процессы лучше, чем мы сами», - отмечает Константин Шиян.

Результаты

ЭДО в части коммерческих закупок - более года в продуктиве. Цифры говорят сами за себя:

  • внедрение за 9 месяцев;

  • общее количество пакетов электронных документов ежемесячно - более 40 000;

  • 85% поступивших электронных документов проводятся автоматически;

И это только начало.

Планы развития

На 4 квартал 2020 и 1 квартал 2021 запланированы работы по цифровизации исходящего документооборота. Конечно, с автоматическим формированием документов на базе проводок. Сложность задачи связана с многообразием процессов в ритейле – уложить все в один целевой не получается. Первым этапам проводится детальное изучение текущих процессов, потом с помощью бизнес-аналитиков со стороны заказчика и подрядчика прорабатываются целевые процессы с акцентом на их приведение к максимально возможному единообразию и, конечно, автоматизацию.

Параллельно с исходящим документооборотом стартует не менее амбициозный этап проекта – цифровизация некоммерческих закупок. ЭДО в части некоммерческих закупок является неизменной частью сквозного процесса S2P, который в настоящее время проходит глобальную трансформацию. Параллельно с переводом документооборота на цифровые рельсы Группа М.Видео – Эльдорадо планирует оптимизировать базу номенклатурно-справочной информации, запустить корпоративный удостоверяющий центр и, по уже ставшей доброй традицией, настроить автоматическое проведение в учёте первичной документации.

«Я как бизнес-заказчик очень доволен внедрением и тем, как это работает» - рассказал Константин Шиян на одном из референс визитов.