Что такое OCR и как он снижает нагрузку на финансовые подразделения

Многие компании инвестируют в цифровизацию: внедряют ERP-системы, автоматизируют закупки, складские операции и процессы согласования. Однако даже при высоком уровне автоматизации значительная часть работы с документами по-прежнему выполняется вручную. Сканы счетов, акты, договоры и архивные документы обрабатываются сотрудниками вручную и переносятся в учетные системы.

В результате возникает парадокс: при значительных инвестициях в ERP ручная обработка документов остается «узким местом». Формально автоматизация реализована, но фактически до 20% процессов продолжают требовать ручного труда, который оказывается самым затратным и трудоемким.

Подобная ситуация характерна для большинства компаний. Бумажные документы и PDF-файлы по-прежнему активно используются в бухгалтерии, финансовых и смежных подразделениях, что напрямую влияет на затраты и скорость работы.

Сколько стоит ручная обработка документов

Рассмотрим простой пример.

В среднем один бухгалтер тратит около 5 минут на обработку одного документа:

• открытие PDF;

• поиск нужных данных;

• ручной ввод;

• сверка;

• загрузка данных в ERP.

При среднем уровне оплаты труда около 100 000 рублей в месяц (примерно 625 рублей в час) каждые 5 минут ручной работы обходятся компании примерно в 52 рубля.

Важно учитывать, что документы обрабатывает не один сотрудник. В компаниях среднего и крупного масштаба через бухгалтерию и смежные подразделения ежедневно проходит от 200–500 до нескольких тысяч документов: счета, УПД, накладные, акты, договоры и дополнительные соглашения.

Возьмем консервативный пример — 500 документов в день:

500 × 52 руб. = 26 000 руб. в день

26 000 × 20 рабочих дней = 520 000 руб. в месяц

520 000 × 12 месяцев = 6 240 000 руб. в год

Таким образом, регулярная ручная обработка документов формирует прямые и измеримые расходы более 6 млн рублей в год, которые часто не воспринимаются как отдельная статья затрат.

К чему приводит ручная работа с документами

Ручная обработка документов создает ряд системных проблем:

• опечатки и неточности при вводе данных;

• снижение скорости обработки и закрытия периодов;

• отсутствие централизованного доступа к информации;

• сложности синхронизации данных между системами;

• высокая нагрузка на сотрудников.

На первый взгляд эти проблемы кажутся фоновыми, однако именно они ежедневно приводят к потере времени, ресурсов и снижению эффективности.

OCR-модуль ТерраЛинк

OCR-модуль от ТерраЛинк решает задачу автоматизации обработки документов как часть единой экосистемы решений компании — от ERP до документооборота.

Модуль:

• распознает и классифицирует документы (JPG, PNG, PDF, сканы);

• автоматически определяет тип документа;

• извлекает необходимые атрибуты;

• предоставляет интерфейс для верификации данных;

• формирует метаданные и передает их в ERP для автоматических проводок и обновлений.

В результате документ перестает быть изображением и становится структурированным набором данных, готовым к использованию в корпоративных системах.

Среднее время обработки одного документа с использованием OCR-модуля составляет около 3 секунд вместо 5 минут при ручной работе.

Экономический эффект от внедрения OCR

3 секунды обработки соответствуют примерно 0,000833 часа.

При стоимости часа 625 рублей обработка одного документа обходится менее чем в 1 рубль.

Рассмотрим компанию с потоком 20 000 документов в месяц:

20 000 × 52 руб. = 1 040 000 руб. в месяц

20 000 × 0,52 руб. = 10 400 руб. в месяц

Экономия:

более 1 000 000 рублей в месяц

свыше 12 миллионов рублей в год

И это без учета косвенных потерь, связанных с ошибками, задержками в оплатах, сложностями отчетности, переработками и текучестью персонала.

Почему стоит отказаться от ручной обработки документов

OCR-модуль:

• обрабатывает большие объемы документов без задержек;

• снижает затраты на ручной труд и риск ошибок;

• легко интегрируется в существующую ИТ-инфраструктуру;

• использует ИИ для точного распознавания данных;

• автоматически сверяет информацию с корпоративными системами.

OCR-модуль ТерраЛинк берет на себя наиболее трудоемкую часть работы — точную и быструю оцифровку данных. Это позволяет сотрудникам сосредоточиться на аналитике и контроле, а не на рутинном вводе информации.