78% ИТ-работников страдают от выгорания на сложных проектах. Что компаниям с этим делать?

По данным исследования HeadHunter, 78% работников ИТ-сферы испытывают симптомы профессионального выгорания. Главные причины: частое изменение требований заказчика, неоплачиваемые доработки, отсутствие четких планов и проектного управления, высокая эмоциональная нагрузка и конфликты.

В этой статье мы на примере масштабных внедрений 1С подробнее разберем причины выгорания и рабочие инструменты, которые помогут вам поддерживать эмоциональное здоровье сотрудников на протяжении всего проекта. Также вы сможете скачать опросник для мониторинга уровня выгорания в команде и шаблон плана мероприятий по работе с выгоранием.

Автор статьи – Елена Митрофанова, тимлид в «ТерраЛинк» по направлению «документооборот и договорная деятельность» с 30-летним опытом в управленческом и ИТ-консалтинге.

Почему команды ИТ-проектов выгорают

«Эмоциональное выгорание— это реакция на сильный стресс, вызванный чрезмерными требованиями на работе, которые включают в себя попытки соответствовать сложным, безжалостным и недостижимым стандартам», считают Кристина Маслач и Сьюзан Джексон, авторы многофакторной теории выгорания. Всемирная организация здравоохранения (ВОЗ) определяет выгорание как синдром, развивающийся на фоне хронического стресса, физической усталости, связанных с работой.

Почему же участники ИТ-проектов так сильно ему подвержены? Во-первых, проекты внедрения 1С (и других сложных, комплексных ИТ-решений) обычно длятся от 1 года до Х лет. Приходя на такой проект, сотрудник ИТ-компании выпадает из жизни подразделения и, по сути, начинает работать в новой среде. Это может быть другой офис (заказчика), другой инструментарий (непривычные системы для коммуникаций, отчетов, постановки задач).

Во-вторых, крупный проект предполагает большое количество человек в команде, а вместе с этим увеличение коммуникаций. Сюда же накладываются особенности 1С: сложные процессы, заложенные в систему, недостаточность документации и низкая осведомленность заказчиков об особенностях продуктов 1С.

В результате у сотрудника возникает множество вопросов, а вместе с ними и тревога: «я не справлюсь», «я этого не знаю», «как мне быть», «я в изоляции», «мне никто не поможет». Если это длится неделями и месяцами, не избежать выгорания. И, как следствие, безразличия к обязанностям и происходящему на проекте, негативного отношения к коллегам и заказчику, искаженным ощущением собственного непрофессионализма.

Источники стресса на ИТ-проекте

В проектной деятельности можно выделить три группы источника возникновения стресса:

Команда и поведение ее участников. Например, нездоровая конкуренция в команде. Здоровая – это хорошо, но, когда она принимает искаженные формы, сотрудники перестают делиться информацией и боятся, что их «подсидят». Сюда же можно отнести токсичность и конфликты в коллективе. Или же отсутствие сплоченности, поддержки и обратной связи от руководства. Обезличивание и обесценивание достижений исполнителей. Информационный вакуум. Наконец, поддержка сверхурочной работы – когда нормой считается работа до ночи.

Проектное управление. Например, проект стартует при отсутствии четкого плана. Недооценка сложности проекта и сроков его выполнения приводят к необходимости сверхурочной работы. Большое количество коммуникаций - встречи, переписка, множество чатов - часто сумбурных и неэффективных. Все участвуют во всех совещаниях. Рассредоточенность команды как в пространстве, так и во времени, изменение режима работы. Несоответствие задач особенностям характера сотрудника (нравятся креативные задачи, а руководитель постоянно предлагает ему что-то процессное).

Сложность решений. У сотрудника возникает необходимость разбираться в текущих системах, а корпоративные системы 1С часто являются устаревшими, без необходимой документации, написанными без соблюдения стандарта кода. Необходимость совмещения нескольких задач, например разработчика и тестировщика, аналитика и функционального архитектора, или совмещение функциональных модулей системы, что приводит к необходимости постоянно учиться в ущерб проектной работе.

Личностные характеристики сотрудника. Нарушение распорядка дня (не обедает, не отдыхает), низкий уровень самооценки, дисбаланс «работа-жизнь» (отсутствие хобби, увлечений).

Как работать с выгоранием на разных этапах проекта

Разные этапы проекта отличаются уровнем стресса и внутренней спецификой и требуют различных мероприятий, направленных на его снижение.

Стартуем!

Начало любого проекта характеризуется подъемом – впереди большой проект, новые интересные амбициозные задачи. На этом этапе происходит формирование команды, уточнение планов работ, знакомство с заказчиком.

И уже на первом этапе проекта должны быть предприняты действия направленные на снижение тревожности и уровня стресса у сотрудников, которые должны осуществляться комплексно на трех уровнях: компании и команды, проектного офиса, сотрудника.

• Командообразующие мероприятия. Проведение регулярных командных встреч, нацеленных на отдых и эмоциональную разгрузку участников проекта. Важно участие руководства, которое поддерживает сотрудников и отмечает заслуги отличившихся участников, в том числе наградами или небольшими подарками.
• Маркетинговые активности. Публикация интервью с участниками проекта, создание заметок о ходе реализации проекта на внутренних и внешних корпоративных ресурсах. Цель — поддерживать интерес к проекту внутри и вне компании, формировать позитивный имидж команды.
• Подбор и адаптация персонала. Оперативное привлечение дополнительных квалифицированных сотрудников или стажеров для выполнения рутинных задач. Это позволит снизить нагрузку на основную команду.
• Вовлечение HR-менеджера в проект. Назначение отдельного HR-специалиста для поддержки команды в решении возникающих конфликтов и улучшении общей рабочей атмосферы.
• Поддержка команды руководством. Регулярные встречи руководителя проекта с сотрудниками в формате «один на один» для своевременного выявления проблем, поддержки сотрудников в трудных ситуациях. Публичная похвала сотрудников (например, в чате) за удачно проведенные демонстрации системы, обучения, встречи. Одним из факторов стресса для сотрудника является именно отсутствие поддержки руководства.
• Своевременное информирование и вовлечение. Обеспечение всех участников проекта своевременной информацией о происходящих изменениях и текущем статусе работ. Предотвращение информационного вакуума посредством вовлечения сотрудников во все релевантные коммуникации. Часто от него страдают рядовые участники проекта, которые не участвуют в еженедельных статусах и не присутствуют в чатах проекта.
• Персональное планирование и приоритизация задач. Сотрудники должны тщательно планировать и расставлять приоритеты задач, адекватно оценивать свои возможности, уметь говорить «нет», своевременно эскалировать возникающие трудности и конфликты, не накапливать нерешенные проблемы. Часто сотрудники копят проблемы и пытаются решить их самостоятельно, опасаясь негативной реакции руководства.
• Соблюдение work-life balance. На этом этапе крайне важно соблюдение баланса «работа-жизнь» и режима рабочего дня.

Ура, финиш!

Самый сложный этап пройден, информационная система настроена, пользователи обучены. Проект переходит на этап поддержки. Команда начинает постепенно выходить из проекта.

• Итоговые командообразующие мероприятия. Проведение мероприятия, посвященного завершению проекта, подведению итогов, награждению команды и признанию вклада каждого сотрудника. Можно организовать в онлайн- или офлайн-формате.
• Маркетинговые мероприятия по итогам проекта. Выпуск пресс-релизов и публикация благодарностей сотрудникам на внутренних и внешних ресурсах компании, направленных на закрепление позитивного образа проекта и его команды.
• Извлечение уроков проекта и пополнение базы знаний. Сбор и анализ полученного опыта, систематизация документации и материалов проекта, которые затем включаются в корпоративную базу знаний для использования в будущих проектах.
• HR-аналитика. Проведение анализа причин ухода сотрудников с проекта для выявления проблемных зон и предотвращения подобных ситуаций на следующих проектах.
• Подведение итогов проектным офисом. Проектный офис проводит финальный анализ реализации проекта, формирует план высвобождения ресурсов, а также определяет порядок подготовки и сдачи всей необходимой документации.
• Персональные итоги сотрудников. Сотрудники подводят личные итоги участия в проекте, оценивают приобретенные навыки, компетенции и полученный профессиональный опыт.

Мониторинг выгорания

Вести мониторинг выгорания на проекте можно сделать с помощью опросника. Опросник включает в себя 4 группы вопросов, оценивающих эмоциональное состояние, организацию работы, отношение с руководителем, задачи. В каждой группе по 4 вопроса, в общей сложности сотруднику необходимо ответить на 16 вопросов, что занимает не больше двух минут.

Опрос целесообразно проводить по фазам проекта. 3-4 раза за проект, или один раз в 3 месяца. По результатам опроса можно понять ситуацию в целом по команде, так и по каждому сотруднику. Если есть проблема в одном или в двух блоках, то требуется наблюдение за ситуацией – проанализировать текущее распределение задач, обратить внимание на эмоциональный фон, наличие сверхурочной работы. Возможно, провести перераспределение задач, провести совместные мероприятия, дать возможность взять выходной день. В случае, если есть проблема во всех блоках, необходимо провести детальный анализ ситуации на проекте с выработкой пошагового плана выхода из сложившейся ситуации

Скачать опросник можно здесь .

Как «реанимировать» выгоревшего сотрудника

Если на проекте выявлены сотрудники с высоким уровнем стресса, которые были определены по результатам опроса или по явным признакам, таким как: потеря интереса к проекту, жалобы на плохое самочувствие, уклонение от задач, конфликты с коллегами или с заказчиками, необходимо сделать следующее:

1. Провести встречу 1 на 1 в максимально доброжелательной обстановке. Выяснить, какие проблемы беспокоят, насколько высока загрузка, хватает ли знаний и навыков для выполнения проектных задач;
2. Предложить взять день или несколько дней отпуска, обратиться к психологу (многие компании включают услуги психолога в полис ДМС);
3. Предложить перейти на более простую задачу, дать в помощь другого сотрудника, передать часть обязанностей;
4. Предложить пройти обучение, если уровень стресса связан с недостаточностью опыта;
5. В крайних случаях перевести на другой проект или предложить уйти в длительный отпуск.

Больше рекомендаций о том, как работать с сотрудником в зависимости от его ответов, можно скачать здесь

Итоги. Что сделать прямо сейчас?

• Профессиональное выгорание — это не только психологическая проблема отдельных сотрудников, но и системный вызов для ИТ-компаний, которые реализуют крупные и длительные проекты внедрения.
• Как показывает наша практика внедрений 1С и других сложных систем, ранняя диагностика и комплексная работа с причинами выгорания способны существенно снизить риски для проекта, сохранить продуктивность команды и укрепить лояльность и удовлетворенность сотрудников.
• Важно подходить к профилактике выгорания системно и использовать проверенные инструменты, такие как мониторинг эмоционального состояния, обучение и регулярные командообразующие мероприятия.
• Если ваша компания сталкивается с симптомами выгорания сотрудников, не ждите, пока ситуация выйдет из-под контроля. Начните с простого шага — скачайте наш опросник для диагностики выгорания и шаблон мероприятий, чтобы выстроить комплексный подход к сохранению эмоционального здоровья вашей команды.
• Помните, что инвестиции в благополучие сотрудников окупаются ростом их вовлеченности, снижением текучести кадров и успешными, своевременно реализованными проектами.