Архивирование документов и данных SAP ERP и других финансово-учетных систем

Резюме

Решение обеспечивает архивирование первичных финансовых документов, управление бизнес-процессами их обработки, богатые возможности ввода, а также централизованное хранение их электронных представлений.

Задача (проблема)

Централизация обработки финансово-хозяйственной информации

Внедрение SAP ERP означает централизацию обработки информации и концентрацию ресурсов профильных специалистов – бухгалтеров, финансистов, налоговиков, бизнес-консультантов, и т.д., например, в рамках Общих Центров Обслуживания (ОЦО). Такой подход дает компании заметные выгоды, однако, появляются проблемы, связанные с усложнением коммуникаций между подразделениями и центром обработки. В случае широкой географии размещения подразделений компании, точки генерации фактов хозяйственной жизни отделяются от центра их учета, и, соответственно, подтверждающие их первичные финансовые документы становятся доступными для обработки с заметным опозданием.

Работа с бумажными документами

Среди многочисленных негативных последствий работы с финансовыми документами в бумажной форме, в первую очередь, следует отметить следующие:

  • потери документов;
  • ошибки при вводе данных, повторный ввод данных;
  • нарушения технологии и порядка обработки вследствие влияния человеческого фактора;
  • увеличение затрат времени на обработку и ввод информации в ERP-систему;
  • увеличение затрат времени на поиск информации и предоставления отчетов в контролирующие органы;
  • постоянный рост себестоимости корпоративных бизнес- процессов.

Снижение эффективности бизнеса

Наиболее болезненным результатом неэффективности процессов обработки оказывается снижение эффективности управления компанией, ее конкурентоспособности и возможности расширения бизнеса.

О Решении TerraLink ECM.ФИНАНСОВЫЙ АРХИВ для SAP ERP

Признанным средством борьбы компаний за лидерство в своем сегменте является переход к обработке документов в электронном виде и централизация корпоративного электронного архива, что помогает географически распределенным компаниям работать в сложных современных условиях глобализации рынков.

Решение TerraLink ECM.ФИНАНСОВЫЙ АРХИВ для SAP ERP аккумулирует лучшие практики, методики и технологии в области работы с такой критически важной бизнес-информацией, какой являются первичные документы.

Наше решение включает набор оптимальных, с точки зрения особенностей бизнеса компании, сценариев ввода документов в учетную систему. Предусмотрена автоматизация бизнес-процессов согласования и обработки документов.

Благодаря автоматизации распознавания текста документа с помощью промышленных средств массового ввода (Kofax, ABBYY, OpenText Capture Center), формирование инфозаписи транзакции в SAP ERP может быть автоматизировано, что радикально сокращает время обработки документа и исключает ошибки, неизбежные при ручном вводе.

Наши пользователи оценят широкие возможности по обеспечению прямого доступа к скан-образу документа из учетной системы, наличие гибких форм структурированного представления информации, а также функционал автоматизированной выгрузки документов из архива для внешнего и внутреннего аудита.

Наше Решение поможет Вам управлять Вашими финансово-хозяйственными документами даже в случае широкого географического размещения Ваших подразделений, в самых сложных современных условиях глобализации рынков и постоянного роста требований к обеспечения соответствия автоматизированных систем действующему законодательству.

Платформа реализации Решения

Решение реализовано с использованием продукта SAP Archiving and Document Access for SAP Solutions (SAP ADA by OpenText). Имеются специальные выпуски Решения:

  • TerraLink ECM.ФИНАНСОВЫЙ АРХИВ для SAP Extended ECM by OpenText (одна из компонент TerraLink ECM Line, см.)
  • TerraLink ECM.ФИНАНСОВЫЙ АРХИВ для Microsoft Share Point.

Решение полностью совместимо с нашим фирменным продуктом TerraLink Extended Document Exchange for SAP ERP (TerraLink xDE, см.).

Выгоды

Применяя наше Решение, Ваша компания получит следующие бизнес-выгоды:

  • сокращение расходов и увеличение производительности труда сотрудников, занятых в документоемких бизнес-процессах;
  • сокращение времени обработки документов,
  • исключение пересылок документов на обработку наземной почтой;
  • прозрачность процесса обработки документа, оперативное отображение статуса документа, критических ситуаций и узких мест, возникающих при обработке документа по любым причинам
  • исключение сверхурочных затрат времени при проведении аудитов и проверок, а также других непроизводительных затрат труда сотрудников.

Решение станет стимулом для дальнейшего совершенствования Вашего бизнеса благодаря

  • использованию эффективных средств отчетности и поиска информации, настроенные в соответствии с бизнес-ролями пользователей;
  • унификации корпоративных политик управления доступом и сроками хранения документов;
  • документационному обеспечению работы ОЦО.

Почему TerraLink?

Наша компания имеет богатый опыт внедрения систем обработки бизнес-документов, основанных на интеграции с различными решениями и приложениями производства компании SAP. Компания TerraLink – единственный в России обладатель статуса SAP Competence Partner от компании OpenText.

Наши решения применяются компаниями, целенаправленно централизирующими обработку своих документов и финансово-хозяйственный учет при переходе на использование внутренних сервисов в рамках ОЦО/ЕЦФО в таких отраслях как

Системы управления первичными финансово-хозяйственными документами нами успешно внедрялись в различных отраслях, включая:

  • Нефегазо- добыча и переработка
  • Энергетика
  • Телекоммуникации
  • Госсектор
  • Пищевая промышленность
  • Фармацевтика и гигиена
  • И др.