Управление персональными документами сотрудников

Резюме

Решение обеспечивает электронное архивирование документов сотрудников, организацию гибких представлений, удобные и гибкие средства для ввода документов, а также интеграцию и прямой доступ к документам из SAP HCM.

Задача (проблема)

Снижение эффективности работы службы управления персоналом

Службы управления персоналом крупных компаний перегружены рутинной работой, которая напрямую влияет снижение эффективности их деятельности. Многократное копирование документов, дополнительные затраты времени и средств на контроль актуальности документов, сроков их хранения, ведение реестров, обеспечение безопасности – вот неполный перечень того, на что должен отвлекаться квалифицированный сотрудник по работе с персоналом.

Слабая организация работ

Работа с бумажными документами не позволяет оптимизировать работу кадровых служб. Необходимость постоянного копирования документов по запросам сотрудников, выдача однообразных справок, ручной контроль комплектности личных дел – настоящий кошмар сотрудников кадровой службы. Если к этому добавить еще и их постоянное отвлечение для поиска документов при проверках, то становится понятным, почему руководство и сотрудники далеко не всегда получают оперативные ответы на свои запросы. Что не только снижает статус и авторитет кадровой службы, ни и снижает уровень удовлетворенности сотрудников своей работой, дискредитируя работодателя в их глазах.

Нарушения в исполнении бизнес-процессов

Информация о сотруднике, изменения его личных данных, в случае работы с бумажными документами, вводятся по несколько раз в кадровые и учетные системы, что приводит к рассогласованию данных и ошибками. Кроме того, бумажные документы становятся причиной того, что зачастую нарушаются критически важные бизнес-процессы по работе с персоналом, а именно, такие, как поиск и набор, продвижение, удержание, увольнение и другие.

История исполнения поручений руководства отсутствует, проверки результатов и контроль исполнения поручений затруднены.

Эффективность бизнеса компаний в целом

Низкая эффективность работы кадровых служб имеет существенное, негативное влияние на эффективность бизнеса компании в целом. Компания не только теряет возможность привлекать и удерживать перспективных сотрудников. Компания становится уязвимой при проведении проверок, рассмотрении споров в судах, повышается вероятность штрафов за несоблюдения требований регуляторов. Накопление и передача знаний сотрудников кадровых служб затруднены. Бумажные документы по персоналу являются серьезным препятствием для совершенствования организационной структуры компании, не позволяя централизовать сервис работы с персоналом в рамках корпоративного Общего Центра Обслуживания (ОЦО).

О Решении TerraLink Архив Личных Дел для SAP HCM

Признанным средством борьбы за повышение эффективности работы кадровых служб является переход к обработке персональных документов в электронном виде и централизация корпоративного электронного архива личных дел сотрудников.

Решение TerraLink Архив Личных Дел для SAP HCM аккумулирует лучшие практики, методики и технологии в области работы с такой критически важной бизнес-информацией, какой являются персональные документы Ваших сотрудников.

Наше решение реализует документационное обеспечение основных бизнес-процессов кадровой службы - такие, как поиск и набор, продвижение, удержание, увольнение сотрудников, и другие. Предусмотрена автоматизация управления потоками работ кадровой службы – выдача, контроль исполнения поручений, ручное удаление документов с авторизацией операций и др.

Интеграция Решения в SAP HCM позволяет полностью перейти на ведение личного дела сотрудника в электронном виде, отображать данные и документы по сотруднику непосредственно из пользовательского интерфейса SAP HCM в виде удобных представлений, в том числе, в разрезе инфотипов. Поддерживаемая интеграция с SAP ESS/MSS и SuccessFactors – гарантия эффективной, комфортабельной и успешной работы Ваших специалистов с персональными данными и документами сотрудников.

Наши разработчики предусмотрели несколько сценариев вода документов в систему. Поддерживается ввод через представления, поточный ввод с поддержкой штрих-кодирования, ввод с размещением скан-образа документа в электронных делах сразу нескольких сотрудников, сканирование на рабочем месте для особо конфиденциальных документов, и др.

Реализована расширенная модель правления полномочиями на доступ и обработку персональных документов и другие возможности, что обеспечит поддержку соответствия нашего Решения всем последним (и грядущим) изменениям в Российском законодательстве о персональных данных, включая требование их хранения на территории Российской Федерации.

Наше Решение поможет Вам управлять персональными документами Ваших сотрудников даже в случае широкого географического размещения Ваших подразделений, в самых сложных современных условиях глобализации рынков и постоянного роста требований к обеспечению соответствия автоматизированных систем действующему законодательству.

SAP Employee File Management by OpenText

Платформа реализации Решения

Решение реализовано с использованием продуктов SAP Employee File Management by OpenText (SAP EFM by OpenText) и SAP Archiving and Document Access for SAP Solutions (SAP ADA by OpenText). Кроме того, для компаний малых и средних компаний мы предлагаем систему управления персональными документами на платформе Microsoft Share Point, см.

Выгоды

Применяя наше Решение, Ваша компания и ее сотрудники получат ощутимые бизнес-выгоды!

Сотрудники службы управления персоналом

  • Сокращение непроизводительных расходов времени
  • Мгновенный доступ к персональной информации
  • Простые, безопасные обработка и хранение персональных документов
  • Быстрые процессы – набор/увольнение персонала, продвижение/удержания, контроль хода/сроков исполнения поручений, и т.д.
  • Исключение бесконечного копирования бумажных документов

Компания в целом

  • Исключение бумажных документов из бизнес-процессов обработки персональных данных
  • Возможность гибкой настройки, гармонизации, оптимизации бизнес-процессов компании
  • Экономия на транспортных расходах, связанных с перемещением бумажных документов
  • Экономия расходов, связанных с физическим хранением бумажных документов

Решение станет стимулом для дальнейшего совершенствования вашего бизнеса благодаря

  • Повышению удовлетворенности сотрудников работе в Вашей компании и повышение привлекательности бренда Компании
  • Наличию объективных основания для организационного роста сотрудников
  • Возможности быстрого выхода новые рынки
  • Возможности перехода к централизованному управлению персоналом на основании модели ОЦО.

Почему TerraLink?

Наша компания – единственная на Российском рынке, имеющая столь богатый опыт внедрения систем управления документами сотрудников в режиме тесной интеграции с SAP HCM. Нами были осуществлены внедрения Решения в таких отраслях, как:

  • Энергетика
  • Госсектор
  • Пищевая промышленность
  • И др.