Управление договорами и контрактная работа

Решение TERRALINK УПРАВЛЕНИЕ ДОГОВОРАМИ позволит Вам перевести бумажный договорной документооборот в электронный, и быть уверенным в том, что вся Ваша договорная работа выполняется строго в соответствии с корпоративными регламентами, профессионально и в минимальные сроки.

Функции системы

Наше решение обеспечит:

  • Оптимизацию и унификацию бизнес-процессов работы с договорными документами в масштабах компании, включая все дочерние и зависимые предприятия;
  • Повышение прозрачности договорного процесса
  • Постоянную актуальность договорной документации
  • Систематизацию и структурированное хранение договорной документации
  • Прямой и быстрый доступ к истории согласования договоров
  • Сокращение времени на поиск договорных документов
  • Контроль сроков выполнения задач согласования на каждом этапе согласования
  • Формирование единого реестра договоров с отражением статусов их согласования.

Интеграция в корпоративную информационную систему

Наше решение предусматривает интеграцию с такими корпоративными информационными системами, как:

  • Финансово-учетные - в части ключевой бизнес-информации
  • Управления персоналом - в части организационно-штатной структуры и персональных данных
  • Active Directory - в части использования актуальных учетных данных пользователей
  • Ведения Мастер Данных - в части ведения данных контрагентов, а также другой структурированной информацией для использования в качестве справочников
  • Электронной почтой – для оперативной рассылки разнообразных извещений пользователям
  • Microsoft Office – для подготовки текстов документов в MS Word, подготовки аналитических расчетов и анализа отчетности MS Excel, подготовки обоснований и сопроводительной документации в MS PowerPoint.

Удобство работы

Решение включает ряд функций, благодаря которым работа с договором становится особенно удобной и эффективной. В Решении реализованы наиболее востребованные функции, в частности, такие как:

  • Формирование документов на основе шаблонов. Текст договора будет сформирован автоматически благодаря заполнению шаблона метаданными.
  • Формирование отчетности. Система отчетности позволяет визуализировать состояние договорного процесса по различным параметрам, включая сроки и статусы согласования, типы договоров, типы контрагентов, и др.
  • Оперативная рассылка уведомлений. Пользователи получают разнообразные уведомления по электронной почте, например, о назначение новой задачи пользователю, изменения статуса договора, о приближающемся сроке завершения задачи или о просроченной задаче, и могут оперативно на них отреагировать непосредственно в теле электронного письма.
  • Преобразование бумажных документов в электронные. Поступающие в бумажном виде документы могут быть преобразованы в электронные путем сканирования. Штрих-кодирование документов позволит с минимальными затратами труда и времени разместить их в соответствующих фрагментах структуры хранения, а полнофункциональное распознавание позволит сформировать регистрационную карточку договора без необходимости ручного ввода данных.
  • Гибкие, отвечающие задачам пользователя классификации. Система включает возможность построения самых разнообразных классификаций договоров и договорных документов, как универсальных в соответствии с Гражданско-Правовым кодексом РФ, так и специфических пользовательских. Благодаря чему становится возможным настроить для каждого вида/типа договоров индивидуальные шаблоны карточек, включая персонификацию атрибутивного состава, а также автоматизировать построение маршрута согласования договора.

Расширение возможностей и адаптация к условиям эксплуатации

Отсутствующие в базовой функциональности, но необходимые конкретному заказчику функции, могут быть разработаны и реализованы в рамках проекта по внедрению нашего Решения.

Платформа реализации Решения

Решение TERRALINK УПРАВЛЕНИЕ ДОГОВОРАМИ может быть реализовно на платформах SAP Extended ECM by OpenText или OpenText Content Server.