Архив финансовой первичной документации

Задача

Управление финансовым документооборотом – одна из важнейших задач современного предприятия.

Что будет если потеряется, например, счет-фактура?

Компания может потерпеть существенные убытки. Не говоря уже о рисках, которые возникают при неисполнении своих обязательств перед заказчиками и поставщиками. Поэтому наличие полного порядка в финансовых документах критически необходимо для нормальной работоспособности компании.

ЦЕНТРАЛИЗАЦИЯ ОБРАБОТКИ ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ИНФОРМАЦИИ

Внедрение SAP ERP означает централизацию обработки информации и концентрацию ресурсов профильных специалистов – бухгалтеров, финансистов, налоговиков, бизнес-консультантов, и т.д., например, в рамках Общих Центров Обслуживания (ОЦО). Такой подход дает компании заметные выгоды, однако, появляются проблемы, связанные с усложнением коммуникаций между подразделениями и центром обработки. В случае широкой географии размещения подразделений компании, точки генерации фактов хозяйственной жизни отделяются от центра их учета, и, соответственно, подтверждающие их первичные финансовые документы становятся доступными для обработки с заметным опозданием.

РАБОТА С БУМАЖНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Среди многочисленных негативных последствий работы с финансовыми документами в бумажной форме, в первую очередь, следует отметить следующие:

  • потери документов;
  • ошибки при вводе данных, повторный ввод данных;
  • нарушения технологии и порядка обработки вследствие влияния человеческого фактора;
  • увеличение затрат времени на обработку и ввод информации в ERP-систему;
  • увеличение затрат времени на поиск информации и предоставления отчетов в контролирующие органы;
  • постоянный рост себестоимости корпоративных бизнес- процессов.

СНИЖЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ БИЗНЕСА

Наиболее болезненным результатом неэффективности процессов обработки оказывается снижение эффективности управления компанией, ее конкурентоспособности и возможности расширения бизнеса.

Решение

Внедряя систему управления финансовыми документами, вы можете быть уверенными в эффективном использовании времени сотрудниками ваших финансовых департаментов. Так, например, время на сортировку документов, ручной ввод в ERP, восстановление потерянных документов, подготовку к проверкам снижается в разы.

Признанным средством борьбы компаний за лидерство в своем сегменте является переход к обработке документов в электронном виде и централизация корпоративного электронного архива, что помогает географически распределенным компаниям работать в сложных современных условиях глобализации рынков.

Решение TerraLink ECM.ФИНАНСОВЫЙ АРХИВ для SAP ERP аккумулирует лучшие практики, методики и технологии в области работы с такой критически важной бизнес-информацией, какой являются первичные документы.

Наше решение включает набор оптимальных, с точки зрения особенностей бизнеса компании, сценариев ввода документов в учетную систему. Предусмотрена автоматизация бизнес-процессов согласования и обработки документов.

Благодаря автоматизации распознавания текста документа с помощью промышленных средств массового ввода (Kofax, ABBYY, OpenText Capture Center), формирование инфозаписи транзакции в SAP ERP может быть автоматизировано, что радикально сокращает время обработки документа и исключает ошибки, неизбежные при ручном вводе.

Наши пользователи оценят широкие возможности по обеспечению прямого доступа к скан-образу документа из учетной системы, наличие гибких форм структурированного представления информации, а также функционал автоматизированной выгрузки документов из архива для внешнего и внутреннего аудита.

Наше Решение поможет Вам управлять Вашими финансово-хозяйственными документами даже в случае широкого географического размещения Ваших подразделений, в самых сложных современных условиях глобализации рынков и постоянного роста требований к обеспечения соответствия автоматизированных систем действующему законодательству.

Архитектура решения

Решение реализовано с использованием продукта SAP Archiving and Document Access for SAP Solutions (SAP ADA by OpenText). Имеются специальные выпуски Решения:

  • TerraLink ECM.ФИНАНСОВЫЙ АРХИВ для SAP Extended ECM by OpenText (одна из компонент TerraLink ECM Line, см.)
  • TerraLink ECM.ФИНАНСОВЫЙ АРХИВ для Microsoft Share Point.

Решение полностью совместимо с нашим фирменным продуктом TerraLink Extended Document Exchange for SAP ERP (TerraLink xDE, см.).

Автоматизация обработки и централизованного хранения электронных версий первичных финансово-хозяйственных документов осуществляется продуктом TerraLink ECM.ФИНАНСОВЫЙ АРХИВ для SAP ERP. Решение предусматривает типовой бизнес-процесс, состав и содержание которого может быть адаптировано в зависимости от потребностей конкретного применения. В рамках процесса могут выполняться такие операции, как контроль ошибок и верификация, согласование принятия документов к учету, создание предварительной проводки и др. Бизнес-процесс выполняется в SAP ERP средствами SAP Business WorkFlow. Он также может выполняться внешними системами, например, SAP Extended Enterprise Content Management by OpenText (SAP xECM by OpenText) либо OpenText MetaStorm Business Process Management (OpenText MBPM), либо другими, в соответствии с Вашими действующими техническими политиками.

Функциональные особенности решения:

  • Реализация набора оптимальных, с точки зрения текущих потребностей бизнеса, сценариев ввода документов в учетную систему;
  • Автоматизация бизнес-процессов согласования и обработки документов;
  • Широкие возможности по обеспечению прямого доступа к скан-образу документа из учетной системы, гибких форм структурированного представления информации, а также автоматизированной выгрузки документов из архива для внешнего и внутреннего аудита.

Выгоды

  • Сокращение сроков согласования обработки документов
  • Сокращение времени на ручной ввод информации и обработку данных
  • Сокращение ошибок при извлечении данных из документов
  • Исключение пересылки документов между офисами, возврата документов в случае возникновения ошибок, потерь документов
  • Сокращение времени на поиск первичного документа по проводке
  • Сокращение времени на подготовку документов для внешних проверок и внутреннего аудита
  • Повышение уровня информационной безопасности
  • Управление сроками хранения первичных финансовых документов в соответствии с законодательством
  • Возможность введения объективных метрик качества работы сотрудников

Применяя наше Решение, Ваша компания получит следующие бизнес-выгоды:

  • сокращение расходов и увеличение производительности труда сотрудников, занятых в документоемких бизнес-процессах;
  • сокращение времени обработки документов,
  • исключение пересылок документов на обработку наземной почтой;
  • прозрачность процесса обработки документа, оперативное отображение статуса документа, критических ситуаций и узких мест, возникающих при обработке документа по любым причинам;
  • исключение сверхурочных затрат времени при проведении аудитов и проверок, а также других непроизводительных затрат труда сотрудников.

Решение станет стимулом для дальнейшего совершенствования Вашего бизнеса благодаря

  • использованию эффективных средств отчетности и поиска информации, настроенным в соответствии с бизнес-ролями пользователей;
  • унификации корпоративных политик управления доступом и сроками хранения документов;
  • документационному обеспечению работы ОЦО.

Что дает применение Решения каждому сотруднику и Вашей организации в целом?

ДЛЯ СОТРУДНИКА

  • исключение утомительных рутинных операций;
  • повышение производительности труда и интереса к работе;
  • рост квалификации, высвобождение времени для анализа информации.

ДЛЯ БУХГАЛТЕРА

  • оперативный доступ к первичным документам непосредственно из интерфейса SAP ERP;
  • удобные, гибкие формы представления информации в соответствии с решаемой задачей и полномочиями сотрудников бухгалтерии;
  • сокращение количества ошибок при вводе информации в корпоративную ERP -систему;
  • сокращение сроков закрытия финансового периода;
  • экономия времени при проведении проверок и аудитов.

ДЛЯ ИТ-ДИРЕКТОРА

  • повышение гибкости, оперативности настройки корпоративных бизнес-процессов;
  • возможность реализации различных сценариев ввода документов – централизованного, децентрализованного, поточного, на рабочем месте, и/или любой их комбинации;
  • возможность прогноза состояния обработки по ключевым документам;
  • организация и контроль сроков хранения информации в строгом соответствии с корпоративными политиками;
  • использование единого корпоративного архива для хранения всей финансовой документации;
  • регламентация доступа, повышение сохранности и конфиденциальности финансовой документации;
  • оптимизация ИТ ландшафта, исключение избыточных пользовательских интерфейсов, сокращение затрат на поддержку программных продуктов.

ДЛЯ ФИНАНСОВО ГО ДИРЕКТОРА

  • сведение к минимуму ошибок в хозяйственном управленческом и налоговом учете;
  • оперативное принятие решений на основе своевременной и достоверной информации;
  • своевременная, исчерпывающая и наглядная отчетность.

ДЛЯ ВЫСШЕГО РУКОВОДСТВА КОМПАНИИ

  • совершенствование организационной структуры компании, внедрение внутрикорпоративных сервисов, внедрение единого центра финансового обслуживания (ЕЦФО);
  • оптимизация численности персонала в центре и на местах;
  • повышение качества и оперативности деятельности бухгалтерии и финансовой службы, повышение привлекательности бренда работодателя;
  • улучшение бизнес-репутации среди партнеров и контрагентов.

Почему TerraLink

Наша компания имеет богатый опыт внедрения систем обработки бизнес-документов, основанных на интеграции с различными решениями и приложениями производства компании SAP. Компания TerraLink – единственный в России обладатель статуса SAP Competence Partner от компании OpenText.

Наши решения применяются компаниями, целенаправленно централизующими обработку своих документов и финансово-хозяйственный учет при переходе на использование внутренних сервисов в рамках ОЦО/ЕЦФО.

Системы управления первичными финансово-хозяйственными документами нами успешно внедрялись в различных отраслях, включая:

  • Нефтегазодобыча и переработка
  • Энергетика
  • Телекоммуникации
  • Госсектор
  • Пищевая промышленность
  • Фармацевтика и гигиена
  • И др.