Финансовый архив на Microsoft SharePoint

Решение: Электронный архив первичных финансовых документов

Для кого:

Кросс-отраслевое решение

Пользователи: финансовый департамент и бухгалтерия

Предпосылки для решения:

  • В вашей компании большой поток первичных финансовых документов
  • Отсутствует структура хранения документов
  • На поиск необходимого документа тратится много времени
  • Отсутствует электронный архив документов
  • Вам приходится вручную вносить данные в ERP-систему
  • Ваша компания имеет несколько филиалов, в каждом из которых свой отдел бухгалтерии

Решение:

Электронный архив первичных финансовых документов – система, предназначенная для сканирования и обработки документов с помощью сервисов EMC Captiva с последующим хранением в среде MS SharePoint. Среднее возможное количество отсканированных документов в неделю – более 10 000

В системе обрабатываются документы следующих типов:

  • Накладная ТОРГ-12
  • Акт приемки
  • Счет-фактура
  • Договор
  • Реквизиты платежа (страница договора)
  • Счет на оплату

В электронном архиве хранится информация о физическом месте нахождения документа и о его перемещении. Это упрощает поиск оригиналов документов и обеспечивает их сохранность.

Задачи:

  • Автоматизация сканирования первичных финансовых документов
  • Генерация штрих-кодов разных типов для потоковой обработки
  • Проверка и согласование корректности комплектации и атрибутов документов; возможность комментирования и сохранения истории
  • Автоматизированная сверка корректности атрибутов документов с информацией из ERP-систем
  • Возможность добавления документов в конкретное досье архива
  • Регистрация в архиве всех отсканированных документов

Выгоды:

  • Удобный и оперативный поиск любого запрашиваемого документа
  • Повышение скорости обработки документов
  • Контроль фактического получения товаров и услуг ответственными лицами
  • Сокращение операционных издержек
  • Повышение скорости реагирования на потенциально проблемные документы
  • Гарантированная сохранность документов