Автоматизированная система закупок P2P на Microsoft SharePoint

Для кого:

Для компаний сферы услуг и ритейла, в которых большой объем закупок для внутренних нужд.

Пользователи: финансовый департамент, отдел закупок

Вам нужно это решение, если:

  • В вашей компании значительный объем внутренних закупок: компьютеры, канцелярские товары, сувенирная продукция и т.д.
  • Согласование заявок на закупку и оплату растягивается на неопределенные сроки
  • Вы тратите много времени на планирование платежей
  • Согласование договоров с поставщиками значительно замедляет процесс закупок

Решение:

«От закупки до платежа» – комплексное решение на платформе MS SharePoint по автоматизации закупок. Оно включает в себя несколько модулей:

  • Бюджетный контроль
  • Управление закупками
  • Согласование заявок на закупку
  • Согласование заявок на оплату
  • Согласование договоров с поставщиками
  • Автоматизация казначейства в части исполнения расходной части БДДС, контроля и планирования оплат

Задачи:

Система «От закупки до платежа» решает задачи всех участников процесса закупок:

Задачи инициатора и менеджера по закупкам:

  • Заведение и согласование заявки на закупку.
  • Отслеживание в режиме онлайн статуса обработки документа, контроль его движения изменений: подтверждение, запрос дополнительной информации и т.д.

Задачи финансового контролера:

  • Обработка заявок на оплату (регистрация фактов получения услуг/ТМЦ и закрывающих документов, согласование заявок на оплату, передача информации в 1С для регистрации и осуществления платежей).
  • Бюджетный контроль с привязкой закупки к плановому и фактическому бюджетам, статьям расходов, видам бюджетов, лимитам расходов и возможностью формирования оперативной отчетности.
  • Двусторонняя интеграция с ERP-системами и системой бюджетирования.

Задачи юриста

  • Управление договорами на закупку (создание проекта, регистрация, согласование, получение скан-копии подписанного документа, хранение).

Задачи IT-администратора

  • Возможность гибкой настройки процессов согласования с помощью визуального редактора.

Бизнес-выгоды:

  • Автоматизация всех рабочих процессов и процедур по закупкам
  • Увеличение прозрачности процесса закупок
  • Снижение операционных расходов
  • Контроль соблюдения сроков оплат и поставок
  • Отказ от бумажного документооборота