Управление юридическими проектами, исковое делопроизводство

Решение обеспечивает автоматизацию ключевых процессов обработки документов, связанных с претензионно-исковой работой в Вашей компании. Решение предусматривает комплексную обработку документов в течение всего жизненного цикла обработки претензии – от поступления входящей претензии или инициирования сотрудником претензии к контрагенту до закрытия прецедента.

Решение поддерживает следующий жизненный цикл работы с документами:

  • Этап 1. Инициирование. Инициирующим событием является поступление входящей претензии от контрагента или регистрация соответствующей служебной записки – обращения структурного подразделения в юридическую службу компании (в произвольной письменной форме) с просьбой об инициировании судебного процесса в интересах компании.
  • Этап 2. Регистрация. Для обработки претензии создается информационный объект, так называемый прецедент, который может имеет системное представление в виде дела (кейса). Результатом регистрации в системе появляется объект с заполненной атрибутной информацией – регистрационной карточкой прецедента. Во время регистрации или в любой момент в последующем, сотрудники могут устанавливать связи с другими документами в системе, размещать в кейсе прецедента другие, обосновывающие или справочные документы, например, договоры, поручения, служебные записки, и др.
  • Этап 3. Проведение работ по прецеденту. Принимаемые сотрудником решения подлежат согласованию с использованием механизмов управления потоками работ на основе заранее подготовленных маршрутов.
  • Этап 4. Принятие решения по прецеденту. Этап выполняется вне Системы – например, стороны решают вопрос досудебно, либо прецедент находит решение в суде. В деле прецедента размещаются официальные и исполнительные документы (исполнительные листы, судебные приказы, постановления судебного и иные документы, отнесенные действующим законодательством к исполнительным) подтверждающие принятые решения, а также формируется план его реализации в виде поручений.
  • Этап 5. Контроль исполнения решения. Система осуществляет контроль сроков выполнения поручений, выданных по результатам этапа принятия решения по прецеденту
  • Этап 6. Закрытие прецедента. Происходит проверка наличия всех необходимых документов, после чего устанавливается статус что Прецедент закрыт.

Роли

В Решении, как и всегда в таких случаях, роли используются установки прав доступа к документам и определении состава операций, разрешенных сотруднику. В Решении предусмотрены следующие роли:

  • Инициатор
  • Юрист
  • Читатель

Функции Решения

  • Организация работ по созданию и хранению документов, связанных с претензионно-исковой работой
  • Ведение истории прецедентов Компании
  • Ведение сводного отчета по прецедентам, связанным с тем или иным контрагентом или компанией в целом
  • Контроль сроков исполнения работ и поручений по претензионно-исковой работе

Отчетность

Решение предусматривает выдачу набора печатных форм, что позволяет анализировать состояние работы и осуществить необходимое документирование печати работы. Реализовано формирование следующих документов в бумажной форме:

  • Лист согласования - Возможность просмотра детального листа согласования (с учетом доработок);
  • Лист визирования - Печать листа визирования для сбора подписей.
  • Реестр документов по ПИР - Для просмотра состава документов и их анализа без доступа к системе.

Интеграция в корпоративную информационную систему

Наше Решение предусматривает интеграцию с такими корпоративными информационными системами, как:
  • Система управления персоналом - в части организационно-штатной структуры организации и необходимых данных, необходимых для управления маршрутами обработки документов;
  • Active Directory - в части использования актуальных учетных данных пользователей
  • Ведения Мастер Данных - в части ведения данных контрагентов, а также другой структурированной информацией для использования в качестве справочников
  • Электронной почтой – для оперативной рассылки разнообразных извещений пользователям
  • Microsoft Office – для подготовки текстов документов в MS Word, подготовки аналитических расчетов и анализа отчетности MS Excel, подготовки обоснований и сопроводительной документации в MS PowerPoint.

Решение может быть использовано как независимо, так и совместно с решением «Управление договорами».

Удобство работы

Решение включает ряд функций, благодаря которым работа с претензионно-исковыми документами становится особенно удобной и эффективной. В Решении предусмотрена глубокая интеграция с Microsoft Outlook, которая позволяет обеспечить:

  • Рассылать уведомления на электронный адрес почты, содержащие ссылку на объект, по которому требуется выполнить действие
  • Автоматически добавлять события в личный календарь пользователя
  • Планировать текущие и будущие дела, встречи, собрания, судебные заседания, и т.д.

При работе с MS Outlook используются все его возможности по работе с событиями. На основании данных, указанных в регистрационной карточке прецедента, автоматически будут сформированы следующие параметры встречи:

  • имя ответственного сотрудника – организатора встречи
  • описание встречи
  • список участников встречи

Рассылаемые приглашения включают ссылки, с помощью которых может быть обеспечен прямой переход к карточке прецедента.

Платформа реализации Решения

Решение может быть реализовно на платформах SAP Extended ECM by OpenText или OpenText Content Server.