Управление первичными финансово-отчетными документами по командировкам

Решение предусматривает комплексную обработку данных всего жизненного цикла работы с документами по командировкам – начиная с запроса на командировку. Обеспечивает оперативный ввод отчетных финансовых документов с мобильных устройств, распознавание, интеграцию с SAP ERP и SAP HCM, поддержку полного жизненного цикла работы с командировочными документами.

Для хранения всех командировочных документов в этом решении TerraLink используются стандартные возможности SAP Document Archiving by OpenText, что позволяет внутренним контрольным службам, а также аудиторам, оперативно получать доступ ко всем документам, связанным с конкретным отчетом по командировке, включая всю историю размещения и работы с документами.

Решение предоставляет набор высокоэффективных специализированных интерфейсов, учитывающих специфику всех ролей участников процесса обработки информации по командировкам:

  • Web-приложение - для сотрудников, их руководителей и ответственных за организацию командировок;
  • полнофункциональный GUI - для корпоративных служб контроля;
  • информационные панели с агрегированными отчетными данными – для руководства
  • профессиональные средства конфигурирования политик – для системных администраторов.

Наибольший эффект достигается при совместном использовании решения совместно с SAP Travel Management (SAP TM) за счет полного использования интерактивных возможностей обеих систем.

Решение предоставляет богатейшие возможности для выбора наиболее удобного канала предоставления отчетных документов – от электронной почты и факсимильных сообщений до сканирования и фотографирования документа с помощью мобильного устройства. Все электронные документы автоматически сохраняются в репозитории, при этом обеспечивается их уникальная идентификация на основе табельного номера сотрудника (Employee ID) и кода командировки (travel ID). В случае необходимости массовой загрузки документов сотрудник может распечатать разделительные листы со штрих-кодами.

Платформа реализации Решения

Решение реализовано с использованием продукта SAP Travel Receipts Management by OpenText (SAP TRM by OpenText) SAP Archiving and Document Access for SAP Solutions (SAP ADA by OpenText).

Кроме того, для компаний малых и средних компаний мы предлагаем аналогичное решение на платформе Microsoft Share Point, см.

Преимущества

Сотрудники

  • Меньше затрат времени на отчетность по командировке – больше времени на анализ ее результатов!
  • Минимизация риска потери документов
  • Сокращение срока компенсации командировочных затрат

Служба поддержки и развития ИТ

  • Минимизация стоимости владения за счет встроенной интеграции с модулями SAP HCM, FI и Travel management
  • Возможность использования практически любого канала ввода информации с одновременной поддержкой единой политики архивирования отчетных документов
  • Использование единого корпоративного электронного архива на платформе SAP Document Access by OpenText.

Компания в целом

  • Высокие эффективность и качество исполнения производственных процессов
  • Радикальное снижение затрат на копирование, печать, хранение, обработку отчетных документов
  • Улучшение контроля командировочных расходов, обеспечение соответствия требованиям регуляторов
  • Снижение уровня задолженности по выплатам сотрудникам
  • Обеспечения необходимого уровня конфиденциальности отчетных документов

Решение станет стимулом для дальнейшего совершенствования Вашего бизнеса благодаря

  • Поддержке особенностей законодательств и особенностей оформления документов различных регионов командировок
  • Возможности использования в работе Общих Центрах Обслуживания/Единых Центрах Финансового Обслуживания (ОЦО/ЕЦФО)
  • Поддержке стратегических инициатив трансформации бизнеса компании за счет последовательно внедрения централизации обработки и перехода к безбумажным технологиям во всех производственных процессах