ОРД. Управление административными документами

Решение обеспечивает автоматизацию документационного обеспечения управления Вашей компанией в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ и стран СНГ, рекомендациям ВНИИДАД и международным стандартам, в частности, ISO.

Назначение

Решение TerraLink ECM.ОРД предназначено для автоматизации управления следующими видами документов:

  • Входящая корреспонденция
  • Исходящая корреспонденция
  • Внутренняя документация (записки служебные и докладные записки, материалы совещаний и заседаний)
  • Организационно-распорядительная документация (приказы, решения, распоряжения, протоколы)
  • Поручения
  • А также и другие документы.

Основные возможности решения

Решение TerraLink ECM.ОРД автоматизирует выполнение всех операций, необходимых для работы полнофункциональной системы управления организационно-распорядительными документами:

  • Регистрация документа. При регистрации документов автоматически выбирается экранная форма (регистрационная карточка), соответствующая классификационным признакам регистрируемого документа. Обеспечено автоматическое формирование уникального регистрационного номера, структура которого определяется корпоративными правилами.
  • Формирование поручения. Для каждого документа в системе можно создать поручение для исполнения или ознакомление с документом. Количество поручений для документа не ограничено. Все поручения имеют связь с основным документом.
  • Согласование документа/исполнение поручения. Существует возможность запуска процесса обработки документа с целью его согласования/исполнения. Задачи процесса могут быть назначены на группу (роли) или на конкретного пользователя.
  • Структурированное хранение документов. Для организации хранения документов используются рабочие пространства. Имеется разделение на корпоративное и личное для каждого пользователя рабочее пространство. Для дальнейшего структурирования рабочего пространства используются папки(директории), которые формируются на основании потребностей заказчика, например, в соответствии с основными направлениями бизнеса, исполняемыми бизнес-процессами, типами обрабатываемых документов и/или на основе любых других корпоративных принципов.
  • Формирование напоминаний. Пользователи получают разнообразные уведомления по электронной почте, например, о назначение новой задачи пользователю, изменения статуса документа, о приближающемся сроке завершения задачи или о просроченной задаче, и могут оперативно на них отреагировать непосредственно в теле электронного письма.
  • Поиск документов. Решение предусматривает чрезвычайно широкий спектр возможностей для поиска документов. Возможен атрибутивный поиск, причем, по любому полю регистрационной карточки, а также полнотекстовый поиск. Результаты поиска можно выгрузить в файлы форматов DOCX, XLSX, PDF. Есть возможности выполнения массовых операций над результатами поиска. Предусмотрено сохранение поисковых запросов и их последующее использование в качестве шаблонов поиска. Имеется возможность ввода запроса через «быструю» строку поиска. Результаты поиска могут быть представлены как в графической, так и табличной форме. Поиск всегда выполняется с учетом полномочий пользователя.

Отчетность

Решение TerraLink ECM.ОРД предусматривает выдачу набора печатных форм, что позволяет анализировать состояние работы и осуществить необходимое документирование печати работы. Реализовано формирование следующих документов в бумажной форме:

  • Лист согласования - Возможность просмотра детального листа согласования (с учетом доработок);
  • Лист визирования - Печать листа визирования для сбора подписей.
  • Реестр документов - Для просмотра состава документов и их анализа без доступа к системе.

Интеграция в корпоративную информационную систему

Наше Решение предусматривает интеграцию с такими корпоративными информационными системами, как:

  • Система управления персоналом - в части организационно-штатной структуры организации и необходимых данных, необходимых для управления маршрутами обработки документов;
  • Active Directory - в части использования актуальных учетных данных пользователей
  • Ведения Мастер Данных - в части ведения данных контрагентов, а также другой структурированной информацией для использования в качестве справочников
  • Электронной почтой – для оперативной рассылки разнообразных извещений пользователям
  • Microsoft Office – для подготовки текстов документов в MS Word, подготовки аналитических расчетов и анализа отчетности MS Excel, подготовки обоснований и сопроводительной документации в MS PowerPoint.

Удобство работы

Решение включает ряд функций, благодаря которым работа с ОРД становится особенно удобной и эффективной. В Решении автоматизированы функции, традиционно требующие больших затрат ручного труда, в частности, такие как:

  • Формирование документов на основе шаблонов. Текст договора будет сформирован автоматически благодаря заполнению шаблона метаданными.
  • Преобразование бумажных документов в электронные. Поступающие в бумажном виде документы могут быть преобразованы в электронные путем сканирования. Штрих-кодирование документов позволит с минимальными затратами труда и времени разместить их в соответствующих фрагментах структуры хранения, а полнофункциональное распознавание позволит сформировать регистрационную карточку документа без необходимости ручного ввода данных.
  • Установка связей между документами. Учет связей текущего документа с другими документами в системе позволяет оперативно понять деловой контекст выполняемой операции: на основании каких документов сделан текущий документ, на исполнение каких документов он может оказать влияние, и т.д. Связи между документами могут быть установлены как вручную, так и автоматически.
  • Расширенная система управления правами доступа. При регистрации документа пользователь может установить ему гриф, который влияет на применимость прав доступа при поиске.

Расширение возможностей и адаптация к условиям эксплуатации

Отсутствующие в базовой функциональности, но необходимые конкретному заказчику функции, могут быть разработаны и реализованы в рамках проекта по внедрению нашего Решения.

Платформа реализации Решения

Решение TERRALINK ОРД может быть реализовно на платформах SAP Extended ECM by OpenText или OpenText Content Server.