Компания TerraLink создала корпоративную базу знаний на платформе OpenText

OpenText™ Document Management, eDOCS Edition обеспечивает быстрый и простой доступ к большим объемам корпоративной информации.*

Компания TerraLink – ведущий системный интегратор на территории России и стран СНГ. Основанная в 1989 г. в Канаде, компания успешно работает на рынке информационных технологий России и стран СНГ с 1994 г. На сегодняшний день число сотрудников компании превышает 400 человек, прибыль компании в 2016 г. составила 30 млн $.

Клиентами TerraLink являются транснациональные корпорации из различных отраслей. Компания осуществляет проекты по разработке и внедрению решений по управлению корпоративным контентом (ECM), управлению документами (DM), внедрению портальных технологий и корпоративному поиску, автоматизации бизнес-процессов и управлению ресурсами предприятий (ERP). Компания реализовала 3 крупнейших проекта внедрения OpenText ECM в России и странах СНГ, которые на момент их внедрения являлись также крупнейшими проектами в регионе EMEA.

С момента своего основания компания TerraLink специализируется на внедрении решений в сфере электронного документооборота. Рональд Льюин, генеральный директор TerraLink: «Мы понимаем важность управления нашей информацией. Для нас и наших клиентов документы – это знания. Когда я впервые открыл для себя OpenText Document Management eDocs Edition (eDOCS DM), я сразу понял, что это именно то решение, которое нам нужно, и что оно будет развиваться вместе с развитием нашего бизнеса».

18 лет спустя решение не утратило свое значение для бизнеса компании. «Внедрение eDOCS DM было начато нами вместе с началом нашего бизнеса, и это принесло свои плоды. Наличие системы позволило нам сосредоточиться на развитии бизнеса вместо того, чтобы непрерывно тратить время на перестройку наших процессов и процедур», - отмечает Рональд Льюин.

Внедрение решения во всех офисах компании

Все сотрудники TerraLink в офисах на территории России, Казахстана, США, Канады, Израиля и ОАЭ используют решение для создания, хранения, поиска, коллективного использования и обмена корпоративным контентом.

«Все подразделения в нашей организации получают выгоды от применения простого в использовании решения eDOCS DM. Сотрудники департаментов продаж, технического обслуживания, маркетинга, логистики, управления персоналом, а также финансового, юридического и административного департаментов отмечают, что без этого решения они не могли бы работать столь эффективно, как они делают это сегодня», – отмечает Рональд Льюин.

Большинство из 500 пользователей в полной мере используют возможности тесной интеграции решения с Microsoft® Office. Так, при сохранении отзыва заказчика или создании проекта договора в Microsoft® Word менеджер по продажам или сотрудник юридической службы имеют возможность сохранить копию документа на платформе eDOCS. Таким образом, при сохранении всех документов корректно записываются метаданные, что обеспечивает структурированное хранение информации и благодаря этому простой и быстрый поиск необходимых данных в дальнейшем.

«Операционная деятельность компании осуществляется главным образом в офисах в России и Казахстане. Однако сотрудники других офисов имеют беспрепятственный доступ ко всей необходимой им информации благодаря бесшовной интеграции eDOCS DM с Microsoft® Windows Explorer. Сотрудники, работающие удаленно на территории заказчика, могут пользоваться веб-интерфейсом eDocs DM. Наши сотрудники могут быть уверены в том, что, где бы они не находились, у них всегда есть доступ к информации, необходимой им для производительной и эффективной работы», - отмечает Рональд Льюин.

Повышение эффективности за счет использования накопленного опыта и улучшения взаимодействия между сотрудниками

Сохранение корпоративной информации и обеспечение защиты от утечки данных оказывают значительное влияние на успех компании. Обеспечив централизованное сохранение документов - в отличие от локального хранения на персональных компьютерах или файловых серверах, где крайне тяжело обеспечить управление доступом и версиями, а также гарантировать целостность информации – компания смогла гарантировать необходимый уровень защиты своей информации. На сегодняшний день число документов, созданных в компании с момента внедрения решения, превышает 500 000. Но это не все, преимущества решения весьма многочисленны.

«Поисковые возможности eDOCS DM, такие как, например, полнотекстовый поиск и поиск по метаданным, позволяют быстро и легко получить доступ к необходимым документам. Вне зависимости от того, хотим ли мы проанализировать прошлые проекты или же нам необходимо повторно использовать созданные ранее материалы, мы знаем, что используемое решение нас не подведет. Использование накопленных знаний не только обеспечивает стабильность нашей работы, но и позволяет снизить наши затраты, улучшая нашу конкурентоспособность на рынке информационных технологий», - подчеркивает Рональд Льюин.

Высокая скорость поиска информации выгодна не только сотрудникам, но и клиентам TerraLink.

«Когда заказчик просит нас прислать документ, созданный месяц, год или даже 5 или 10 лет назад, eDOCS DM позволяет нам сделать это в течение нескольких минут. Решение позволяет нам поддерживать высокий уровень производительности и обслуживания клиентов. Наши заказчики часто бывают приятно удивлены высокой скоростью ответа на их запросы», - отмечает Рональд Льюин.

Использование решения не только сокращает время поиска необходимых документов, но и позволяет нам быть уверенными в том, что найденные версии документов актуальны. eDOCS DM обеспечивает контроль версий документов, избавляя пользователей от необходимости делать это. Чтобы поделиться документом с коллегой, пользователю достаточно отправить ему ссылку на документ (DRF link). Получателю достаточно перейти по ссылке, чтобы получить самую актуальную версию документа, вне зависимости от того, была ли она создана до отправки сообщения или после. Это позволяет предотвратить неконтролируемое распространение версий одного и того же документа.

Легко интегрируемое решение, обеспечивающее защиту конфиденциальной информации

Помимо интеграции с Microsoft Office, предусмотренной по умолчанию, решение eDOCS DM также интегрировано с другими производственными системами TerraLink, имеющими стратегическое значение для поддержки бизнеса компании.

«Мы достаточно легко и эффективно интегрировали eDOCS DM с производственными системами компании. Так, была осуществлена двусторонняя интеграция с нашей внутренней CRM-системой на базе Microsoft® Dynamics. Информация по всем новым контрагентам, регистрируемым в CRM, автоматически экспортируется в eDOCS DM, где она отображается со всеми ключевыми признаками контрагента, будь он клиентом, поставщиком или и тем и другим одновременно. Это означает, что пользователь может мгновенно найти документацию, относящуюся к интересующему его контрагенту», - отмечает Рональд Льюин.

Также осуществлена интеграция решения с корпоративной базой знаний TerraLink TerraWiki. Когда пользователь открывает статью, он может увидеть и все связанные с ней документы, которые физически хранятся в eDOCS DM.

У любого сотрудника компании есть доступ к большей части документов, хранящихся в eDOCS DM. В то же время доступ к конфиденциальным документам, например, юридического, финансового департаментов или департамента управления персоналом, тщательно контролируется. Средства защиты информации eDOCS DM гарантируют, что доступ к документам будет разрешен только авторизованным пользователям. Решение осуществляет фиксацию всей пользовательской активности в исчерпывающем по полноте журнале аудита, что может быть использовано в дальнейшем при необходимости анализа.

«На протяжении многих лет eDOCS DM играет стратегическую роль в развитии бизнеса компании TerraLink, и мы продолжим его совершенствовать и развивать при нашем движении вперед. Мы следим за всеми инновациями, которые реализует OpenText, и решительно настроены узнать еще больше о том, как они в дальнейшем могут помочь нашему бизнесу и нашим клиентам», - подчеркивает Рональд Льюин.

*Источник: http://www.opentext.com/customer-stories/customer-story-detail?id=1344